Jokioisten ja Humppilan kunnat pyytävät tarjouksia varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä (jokaiselle kunnalle erikseen), joka yhdistää varhaiskasvatuksen hallinnon, toimintayksiköt ja asiakkaat samaan järjestelmään. Kunnat kilpailuttavat SaaS -palveluna (Software as a Service) tuotettua järjestelmää, jonka tulee sisältää ainakin seuraavat toiminnallisuudet:
Käyttäjä- ja oikeushallinta
Kirjautuminen järjestelmään
Hakemukset & huoltajan sähköinen asiointi
Hakemusten käsittely & sijoitukset - Työntekijät
Päätökset
Laskutus
Työn organisointi
Asiakasrekisteri
Toimipaikkojen ja ryhmien hallinta
Työntekijät järjestelmässä
Työntekijöiden mobiilisovellus
Lasten läsnäoloseuranta
Perhepäivähoidon toiminnot järjestelmässä
Raportointi
Huoltajien sovellukset
Viestintä työntekijöiden ja huoltajien välillä
Hoidontarpeen ja poissaolojen ilmoittaminen
Pedagogiset asiakirjat
Integraatiot ja tiedonsiirto
Toiminnanohjausjärjestelmän kanssa yhteensopiva henkilöstön työvuorosuunnittelu- ja työajanseuranta.
Perustamiskustannusten ja käyttöönottoprojektin tulee sisältää kaikki järjestelmän käytön kannalta keskeiset koulutukset, niin että koulutusten jälkeen henkilöstöllä on mahdollisuus sujuvaan järjestelmän käyttöön. Tarkempi kuvaus hankinnan kohteesta ja järjestelmävaatimuksista on tarjouspyynnön liitteillä. Tarjouskilpailun osallisia pyydetään tutustumaan kaikkiin kilpailutuksen dokumentteihin. Järjestelmätoteutuksen käyttöönotto alkaa talvella 2026 ja järjestelmän käyttöönoton tavoiteaikataulu on keväällä 2026.
Kahden kunnan toiminnanohjausjärjestelmien piitiin kuuluu käyttäjiä seuraavasti:
Jokioinen:
50 työntekijää ja 180 asiakasta (lasta), sisältää esiopetuksen
Työntekijöistä 17 on perhepäivähoitajia, 3 ryhmäperhepäivähoitajia
Humppila:
28 työntekijää ja 85 asiakasta (lasta), sisältää esiopetuksen
Järjestelmän käyttäjä- ja oikeushallinnan tulee olla suunniteltu sopivaksi varhaiskasvatuksen toimintaympäristöön. Käyttäjien oikeuksien antaminen ja hallinta tulee olla sujuvaa ja jokaiselle käyttäjäroolille (hallinto, huoltajat, työntekijät) on omat toiminnot ja näkymät.
Hankittavan järjestelmän tulee olla laiteriippumaton ja käytettävissä selaimella tai mobiilisovelluksella.
Järjestelmän tulee kattaa Suomen varhaiskasvatusta koskevat säädökset ja normit sekä tietosuoja- ja tietoturvavaatimukset. Tarkoitukseen parhaiten soveltuvan palvelun käyttöönottoprojekti aloitetaan mahdollisimman pian ja tavoitteena on, että palvelu on kokonaisuudessaan tuotantokäytössä kaikilla käyttäjärooleilla mahdollisimman pian, viimeistään keväällä 2026.
Tarkempi aikataulu sovitaan valitun toimittajan kanssa.
Tarjoajan tulee nimetä 3 referenssiasiakkuutta, missä tarjottu järjestelmän käyttöönotto on tapahtunut edellisen 3 vuoden aikana tämän tarjouspyynnön julkaisupäivämäärästä laskettuna ja järjestelmä on käytössä edelleen. Tarjoajan tulee ilmoittaa jokaisen referenssin yhteyshenkilön yhteydenottotiedot referenssiasiakkuuden tarkistamiseksi.
Tehtävä sopimus on voimassa 3 vuotta ja tarjoushinnat ovat voimassa koko sopimuskauden. Tämän jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana, kunnes sopimus irtisanotaan. Sopimus alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta., Humppilan toiminnanohjausjärjestelmä, kustannusten vertailu Hankintaan sisältyvä sopimus Humppilan kunnan kanssa, Jokioisten toiminnanohjausjärjestelmä, kustannusten vertailu Hankintaan sisältyvä sopimus Jokioisten kunnan kanssa,