Udbud af Soft FM

Nærværende udbud vedrører udbud af Soft Facility Management (herefter FM) for Danmarks Fængsler (tidligere Kriminalforsorgen) (herefter Ordregiver). Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling efter udbudslovens afsnit II, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan ansøge om at blive prækvalificeret, men det er alene de prækvalificerede ansøgere, der kan afgive tilbud.

Udbuddet omfatter følgende fire serviceområder:
1. Renhold
2. Intern Service
3. Affaldshåndtering
4. Vognparkservice

Hvert serviceområde indeholder en række serviceydelser og delservices. Renhold omfatter bl.a. rengøring samt vinduespolering og er langt det største serviceområde i aftalen. Der henvises til udbudsmaterialet for detaljeret uddybning heraf, herunder også en beskrivelse af de øvrige serviceområder samt nærmere oplysninger om omfang og servicekrav.

Danmarks Fængsler hører under Justitsministeriet og består af Styrelsen for Danmarks Fængsler og to Fængselskredse. Danmarks Fængsler driver landets fængsler og arresthuse, fører tilsyn med dømte, arbejder med kriminalitetsforebyggelse og på at skabe tryghed i samfundet sammen med de andre myndigheder i retssystemet.

Danmarks Fængsler har således ansvaret for blandt andet lukkede fængsler, åbne fængsler, arrester, udslusningsfængsler, fodlænkeafdelinger, tilsynskontorer, ungekriminalforsorgsenheder, transportenheder, udrejsecentre, en udlændingeinstitution, organisationens egne skoler og anstalter i Grønland. Organisationen er til stede i Danmark, Grønland og på Færøerne.

Nærværende udbud vedrører Ordregivers Lokationer i Danmark. Udbuddet omfatter knapt 100 Lokationer i Danmark i varierende størrelse. De omfattede Lokationer er geografisk spredt over hele Danmark. Lokationer på Færøerne og Grønland er ikke omfattet af udbuddet.

Lokationerne er fordelt på omkring 100.000 rengjorte m2, geografisk placeret over hele landet. Ikke alle serviceydelser og delservices udføres på samtlige Lokationer; dette afhænger bl.a. af den pågældende Lokations karakter (type), størrelse, og hvorvidt den pågældende Lokation understøtter klientbeskæftigelse.

Der er forventet driftsstart af aftalen den 1. september 2027, og udbuddet skønnes at have en anslået værdi mellem 325 og 400 mio. kr. indenfor de fire serviceområder.

Den anslåede værdi udgør et skøn over den forventede kontraktsum for kontraktens fulde løbetid inkl. mulige forlængelsesperioder. Skønnet er baseret på det historiske forbrug. I den anførte kontraktsum er også indregnet Lokationernes direkte betaling til leverandøren i form af bestillingsydelser og tilbudsydelser.

Ordregiver ser ind i den nye strafreform, der skal udmøntes undervejs i FM-aftalens løbetid. Strafreformen medfører blandt andet udvidelse af antallet af uniformerede og civilt ansatte samt omkring 2.000 nye fængselspladser. Ordregiver ønsker at sikre, at leverancerne løbende kan tilpasses de konkrete behov hos Lokationerne og har derfor stort fokus på en skalérbar og fleksibel kontrakt, der eksempelvis kan favne indflytning i nye bygninger og fraflytning af andre.

Desuden ønsker Ordregiver, at Leverandøren i kontraktperioden tager initiativ til at forbedre og effektivisere på de enkelte serviceområder og på tværs af aftalen, hvor dette findes fornuftigt.

Opgaveløsningen skal løbende understøttes digitalt med henblik på at optimere forretningsprocesserne samt sikre god brugerservice. Ordregiver stiller Dalux FM dertilhørende serviceportal til rådighed til systemunderstøttelse af aftalen.

Ordregiver vurderer, at virksomhedsoverdragelsesloven vil finde anvendelse i forbindelse med 1) en overdragelse af tjenesteydelsen fra den eksisterende leverandør til en ny leverandør samt 2) outsourcing af opgaver, som Ordregiver hidtil selv har varetaget internt. Ordregiver forventer, at en virksomhedsoverdragelse kan omfatte 1) 118 lønmodtagere hos den eksisterende leverandør og 2) 8-15 lønmodtagere hos Ordregiver.

Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling med prækvalificering af 3-5 ansøgere og forventeligt en forhandlingsrunde. Ordregiver kan efter forhandlingstilbud, på baggrund af tildelingskriteriet og underkriterierne, vælge at udelukke en Tilbudsgiver fra den videre proces. Medmindre Ordregiver vælger at tildele opgaven med udgangspunkt i et indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne inviteres til parallelle forhandlingsmøder, som vil blive dokumenteret jf. udbudsbetingelserne. Fristerne for aflevering af tilbud fremgår af udbudsmaterialet.

Forhandlingsmøderne vil blive afholdt i uge 39-41 hos Styrelsen for Danmarks Fængsler på adressen Strandgade 100, 1401 København K. Forhandlingsmøderne er berammet til at foregå i tidsrummet kl. 9 til kl. 15. Formålet med forhandlingsmøderne er dels at lade tilbudsgiverne præsentere deres samlede tilbud samt dels at sikre, at tilbudsgiverne er opmærksomme på, hvor deres tilbud kan forbedres. Ordregiver vil derfor kommentere på de afgivne tilbud, hvor tilbudsgiverne ved forhandlingsmødet ligeledes får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet, jf. også udbudsbetingelsernes bilag D.