Tilanvarausjärjestelmä opetustiloille – markkinakartoitus ja kutsu markkinavuoropuheluun MARKKINAVUOROPUHELUN TARKOITUS
Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (Kasko) kartoittaa markkinoilla olevia valmisratkaisuja uudeksi tilanvarausjärjestelmäksi ja kutsuu alan toimijat osallistumaan markkinavuoropuheluun.
Tämä ilmoitus on kutsu markkinavuoropuheluun. Kyseessä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä tämän ilmoituksen julkaiseminen aloita tarjouskilpailua. Kutsu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, eikä siihen vastaaminen tai vuoropuheluun osallistuminen ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinatoimijoille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Saatavia tietoja hyödynnetään ainoastaan tulevan hankinnan ja sen vaatimusten suunnittelussa.
HANKINNAN TAUSTA JA TAVOITTEET
Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla (Kasko) on noin 140 koulua ja oppilaitosta sekä arviolta 15 000 opetustilaa. Nykyiset järjestelmät eivät kuitenkaan mahdollista tilojen reaaliaikaista hallinnointia opetushenkilöstön toimesta. Tämä aiheuttaa käytännön haasteita koulujen arjessa ja tuottaa kaupungille merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia.
Oppilaitosten tilamitoitus perustuu oletukseen, että jokaisella opetusryhmällä on käytössään opetustila koko koulupäivän ajan. Käytännön koulutyössä täysi käyttöaste toteutuu kuitenkin harvoin. Opetusryhmät eivät vietä koko päivää koulurakennuksessa, vaan oppilaat osallistuvat säännöllisesti koulun ulkopuoliseen toimintaan, kuten luontoretkille, museokäynneille, näyttelyihin, luokkaretkille ja leirikouluihin.
Näissä tilanteissa oppilastietojärjestelmä näyttää tilat varattuina, vaikka ne ovat tosiasiassa tyhjillään ja voisivat olla muiden hyödynnettävissä. Tämän seurauksena vajaakäytölle jäävät tilat ovat nykyisillä työkaluilla vaikeasti tunnistettavissa, mikä tekee vapaiden tilojen löytämisestä opetushenkilöstölle hankalaa.
Samanaikaisesti oppilaitoksissa toteutettavat joustavat opetusjärjestelyt ja muuttuvat ryhmittelyt edellyttävät usein lisätilojen hyödyntämistä. Tarve näille lisätiloille on koulujen arjessa usein todellinen, mutta käytettävissä olevia tiloja ei nykytilanteessa löydetä tehokkaasti. Koska nykyiset järjestelmät eivät tue vapaiden tilojen joustavaa paikantamista ja dynaamista uudelleenkäyttöä, tilanne johtaa tilojen vajaakäyttöön ja toimintojen tehottomuuteen.
Suunnitellun hankinnan tavoitteena on löytää ratkaisu, joka mahdollistaa tilojen dynaamisen käytön, tukee opetushenkilöstön arkea sekä tarjoaa ajantasaisen näkymän tilojen käyttöasteeseen.
MARKKINAVUOROPUHELUN TOTEUTUS
Markkinavuoropuhelu toteutetaan toukokuun aikana etäyhteyksin järjestettävinä yrityskohtaisina tilaisuuksina. Kutsumme alan toimijoita esittelemään ratkaisujaan ja käymään avointa keskustelua tilaajan kanssa. Tilaisuuksissa esitellään hankinnan tausta ja alustavat vaatimukset. Tarkempi aikataulu ja osallistumisohjeet toimitetaan ilmoittautuneille ilmoittautumisajan päätyttyä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä ennakkoon sekä tilaisuuksien aikana.
Pyydämme kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun sähköpostiosoitteeseen kasko.tilanvaraushankinta@hel.fi viimeistään 30.4.2026 klo 16:00. Ilmoittautuneille toimitetaan tarkempi aikataulu ja ohjeet osallistumiseen.
Menettelyä koskevia tarkempia lisätietoja kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot".,