Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala teettää kustannuslaskennan asiantuntijatehtäviä. Toimeksiantojen kohteina ovat pääasiassa kaupunkiympäristön toimialan hallinnoimiin Helsingin kaupungin omistamiin julkisiin rakennuksiin (mm. sosiaali ja terveystoimen, kasvatuksen ja koulutuksen, kulttuuri-, liikunta- ja nuorisotoimen rakennukset sekä toimisto- ja liikerakennukset) kohdistuvat perusparannus- ja uudisrakennushankkeet.
Hankinta toteutetaan puitejärjestelynä, joka on jaettu neljään osa-alueeseen seuraavasti:
1. Kustannuslaskenta pienhankkeet
2. Kustannuslaskenta tavanomaiset hankkeet
3. Kustannuslaskenta vaativat hankkeet
4. Kustannusohjaus
Tarjouksen voi jättää yhdestä tai useammasta osa-alueesta.
Puitejärjestelyn piiriin kuuluvien tehtävien tarkempi kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa (liite 1) ja muissa liitteenä olevissa asiakirjoissa.
Tämän hankintaprosessin perusteella valitaan ne toimittajat, joiden kanssa solmitaan sopimukset em. palvelujen tuottamisesta (puitesopimus).
Toimeksiannot tilataan kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisen prosenttijakauman perusteella. Prosenttijakauma mukailee tarjoajien tarjousten paremmuusjärjestystä tässä puitejärjestelyn perustamista koskevassa tarjouskilpailussa.
Tarjoajakohtainen prosenttiosuus määräytyy osa-aluekohtaisesti tarjoajan saamien vertailupisteiden mukaisesti seuraavan kaavan mukaisesti: Tarjoajan saamat vertailupisteet / kaikkien puitejärjestelyyn valittujen tarjoajien vertailupisteiden summa*100.
Esimerkki prosenttijakaumasta (5 valittua toimittajaa):
Tarjoaja 1: 100 vertailupistettä
Tarjoaja 2: 90 vertailupistettä
Tarjoaja 3: 85 vertailupistettä
Tarjoaja 4: 80 vertailupistettä
Tarjoaja 5: 70 vertailupistettä
Vertailupisteet yht.: 425
Tarjoaja 1: 23,53 % (100/425*100)
Tarjoaja 2: 21,18 % (90/425*100)
Tarjoaja 3: 20,00 % (85/425*100)
Tarjoaja 4: 18,82 % (80/425*100)
Tarjoaja 5: 16,47 % (70/425*100)
Prosenttijakaumaa on käytännössä mahdotonta saada toteutumaan täysin tarkasti sopimuskauden aikana. Prosenttijakaumantoteumassa voi siten olla vaihtelua +- 5 % -yksikköä / toimittaja. Prosenttiosuus kuvaa tilausten euromääräistä jakaumaa, ei tilausten lukumäärän jakaumaa.
Tilaaja valitsee konsultin toimeksiantoon minikilpailutuksella niiden toimeksiantojen osalta, joissa tilaaja arvioi laskennan kohteen tai samanaikaisesti laskettavien kohteiden kokonaisuuden arvon ylittävän 20 000 000 euroa. Minikilpailutus järjestetään edellä mainituin tavoin toimeksiannon kohteen tai kohteiden suuruuden perusteella, ei kustannuslaskennan toimeksiannon suuruuden perusteella. Minikilpailutuksia järjestetään osa-alueilla 1, 2 ja 3 niiden osa-alueelle valittujen konsulttien välillä, joiden kanssa tilaajalla on voimassa oleva puitesopimus minikilpailutuksen ajankohtana. Minikilpailutus on osa-aluekohtainen.
Minikilpailutuksessa tilaaja toimittaa yhtäaikaisesti osa-alueen konsulteille tarjouspyynnön, jolla tilaaja pyytää kattohintaisia tarjouksia suoritettavista palveluista. Minikilpailutuksessa valintakriteerinä on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka perusteena on määritelty joko halvin hinta taikka paras hinta-laatusuhde (hinta ja laatu).
Hankinnan arvioitu arvo koko hankintakauden aikana (ml. mahdolliset optiokaudet) ilman alv:tä on 4 800 000 ja hankinnan arvioidun kokonaisarvon enimmäismäärä on 6 000 000 euroa., Osa-alue 1 Kustannuslaskenta pienhankkeet Puitejärjestelyn piiriin kuuluvien tehtävien tarkempi kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa.
Osa-alueelle 1 valitaan 5 toimittajaa.
Mikäli osa-alueella 1 kelpoisuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on saatu vähemmän kuin edellä esitetyt sopimustoimittajien määrät, tehdään myös sopimuksia vastaavasti vähemmän.
Osa-alueen arvonlisäveroton ennakoitu arvo koko sopimuskauden aikana (ml. mahdolliset optiokaudet) on 100 000 euroa ja arvonlisäveroton enimmäisarvo 200 000 euroa., Osa-alue 2 Kustannuslaskenta tavanomaiset hankkeet Puitejärjestelyn piiriin kuuluvien tehtävien tarkempi kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa.
Osa-alueelle 2 valitaan 5 toimittajaa.
Mikäli osa-alueella 2 kelpoisuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on saatu vähemmän kuin edellä esitetyt sopimustoimittajien määrät, tehdään myös sopimuksia vastaavasti vähemmän.
Osa-alueen arvonlisäveroton ennakoitu arvo koko sopimuskauden aikana (ml. mahdolliset optiokaudet) on 1 400 000 euroa ja arvonlisäveroton enimmäisarvo 1 800 000 euroa., Osa-alue 3 Kustannuslaskenta vaativat hankkeet Puitejärjestelyn piiriin kuuluvien tehtävien tarkempi kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa.
Osa-alueelle 3 valitaan 5 toimittajaa.
Mikäli osa-alueella 3 kelpoisuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on saatu vähemmän kuin edellä esitetyt sopimustoimittajien määrät, tehdään myös sopimuksia vastaavasti vähemmän.
Osa-alueen arvonlisäveroton ennakoitu arvo koko sopimuskauden aikana (ml. mahdolliset optiokaudet) on 1 500 000 euroa ja arvonlisäveroton enimmäisarvo 2 000 000 euroa., Osa-alue 4 Kustannusohjaus Puitejärjestelyn piiriin kuuluvien tehtävien tarkempi kuvaus on esitetty tarjouspyynnön liitteenä olevassa palvelukuvauksessa.
Osa-alueelle 4 valitaan 5 toimittajaa.
Mikäli osa-alueella 4 kelpoisuusvaatimukset täyttäviä tarjoajia ja hyväksyttäviä tarjouksia on saatu vähemmän kuin edellä esitetyt sopimustoimittajien määrät, tehdään myös sopimuksia vastaavasti vähemmän.
Osa-alueen arvonlisäveroton ennakoitu arvo koko sopimuskauden aikana (ml. mahdolliset optiokaudet) on 1 800 000 euroa ja arvonlisäveroton enimmäisarvo 2 000 000 euroa.,