Tampereen kaupunki kartoittaa tällä tietopyynnöllä markkinoita ja kokoaa hinnoittelua koskevaa tietoa hankittavasta ryhmävarausjärjestelmistä. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö tulevasta hankinnasta sekä tietopyyntö mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille yrityksille. Tietopyyntöön osallistuneiden yritysten kesken käydään mahdolliset markkinavuoropuhelut. Tietopyynnön kohteena oleva ryhmävarausjärjestelmä tulee mahdollistamaan ryhmien ajanvaraukset kaupungin tarjoamiin maksullisiin sekä maksuttomiin liikunta- ja kulttuurikohteisiin. Varauksia tekevät ensisijaisesti opettajat ja muut lasten ja nuorten ryhmien vetäjät. Varattavia kohteita ovat muun muassa museot, uimahallit, teatteriesitykset. Erityisenä tarpeena on ratkaista kulttuurikasvatusohjelma Taidekaaren monivaiheinen ilmoittautumisprosessi. Varauksiin sisältyy usein myös oppaan tai kohteen muun henkilökunnan edustajan läsnäolo. Kohteet ylläpitävät itse tietoja tarjonnastaan. Tietopyynnöllä pyydetään toimittamaan vapaamuotoinen kirjallinen selvitys hankintayksikölle. Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille hankinnasta kiinnostuneille yrityksille ja sen tarkoituksena on informoida mahdollisia osallistujia tulevasta hankintaprosessista. Tietopyynnössä annetut tiedot ovat alustavia tietoja, eivätkä sido hankintayksikköä. Tampereen kaupunki kartoittaa tällä tietopyynnöllä markkinoita ja kokoaa hinnoittelua koskevaa tietoa ryhmävarausjärjestelmistä. Tietopyynnön kohteena oleva ryhmävarausjärjestelmä tulee mahdollistamaan ryhmien ajanvaraukset kaupungin tarjoamiin maksullisiin sekä maksuttomiin liikunta- ja kulttuurikohteisiin. Erityisenä tarpeena on ratkaista kulttuurikasvatusohjelma Taidekaaren monivaiheinen ilmoittautumisprosessi. Järjestelmän keskeisiä ominaisuusvaatimuksia ovat: - Kyvykkyys varata kerralla sekä tila, aika, henkilöresurssi että mahdolliset materiaalit. - Järjestelmän tulee pysyä ajan tasalla varattavien resurssien, asiakaspaikkojen ja materiaalien saatavuudesta ja ilmoittaa tilanne varaajalle. - Eri yksiköt voivat erillisesti hallita omia kohteitaan järjestelmän kautta. - Järjestelmä tarjoaa monipuoliset integraatiomahdollisuudet muihin järjestelmiin (mm. tunnistautumisen ja kirjautumisen ratkaisut, muut varausjärjestelmät ja kalenterit, taloushallinnon, raportoinnin ja tilahallinnan järjestelmät) Ryhmävarausjärjestelmän keskeisiä käyttötilanteita ovat: - Kohteen vastuuhenkilö lisää ja muokkaa tietoja omasta kohteestaan ja vapaista ajoista (koskien sekä varattavaa tilaa että mahdollisesti ryhmän käyntiin liittyvää opasta tai muuta kohteen edustajaa) - Opettaja etsii verkkopalvelusta omalle luokalleen (esimerkiksi sijainnin ja luokka-asteen mukaan) suunnattua kulttuuri- ja/tai liikuntapalvelukohdetta - Opettaja varaa omalle ryhmälleen ajan kohteesta ja ilmoittaa samalla ryhmän koon, sen mahdolliset erityistarpeet sekä tarvittaessa laskutustiedot - Tai vaihtoehtoisesti: opettaja esittää kohteen vastuuhenkilölle toiveen vierailusta, ja vastuuhenkilö varmistaa omalle organisaatiolle sopivan ajan - Opettaja vastaa palautekyselyyn tai jättää vapaamuotoista palautetta kohteen vastuuhenkilöille käynnin jälkeen - Kohteen vastuuhenkilöt sekä Tampereen kaupungin yksiköt keräävät dataa ilmoittautumisista sekä toteutuneista osallistumisista raportointia varten Tampereen kaupunki pyytää markkinoilta: - Esittelyä käyttötarkoitukseen sopivista ratkaisutavoista. - Tietoa hinnoittelumallista sekä hintatasosta. Pyydämme toimittamaan vapaamuotoisen kirjallisen ehdotuksen yllä kuvattujen käyttötilanteiden ratkaisemiseksi. Tietopyynnön vastausten perusteella saatetaan toimittajalle tarjota mahdollisuus esitellä ratkaisujaan myöhemmin ilmoitettavalla tavalla sekä mahdollisuus osallistua alustavien tarjouspyyntöaineistojen kommentointiin. Palveluntarjoajia pyydetään toimittamaan kirjallinen selvitys sekä ilmoittamaan halukkuutensa osallistua kommentointiin sekä tieto halukkuudesta osallistua mahdollisesti järjestettäviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin 17.10.2024 klo 12:00 mennessä osoitteeseen: hankinnat@tampere.fi. Viestin otsikkoon tulee merkitä: ”TIETOPYYNTÖ/Ryhmävaraus”. Viestissä pitää olla yhteystiedot (yritys, yhteyshenkilö ja sähköpostiosoite) materiaalien lähettämistä varten ja tieto halukkuudesta osallistua mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen, joka järjestetään tarvittaessa etäyhteydellä (Teams). Mahdolliset markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään viikosta 44 alkaen. Hankinnan kilpailutus on arvioitu toteutettavaksi marras- joulukuussa 2024. Tähän tietopyyntöön ei voi jättää tarjousta.