Tietopyyntö: Huoltokirjakoordinointi Tilat-palvelun rakennushankkeissa

Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimiala on valmistelemassa puitejärjestelyä, jonka yhtenä osa-alueena on suunniteltu olevan huoltokirjakoordinointi.

Huoltokirjakoordinointiin sisältyvät tehtävät on kuvattu tämän tietopyynnön kohdassa Tehtäväkuvaus.

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä osallistumispyyntö, vaan mahdollisille toimittajille osoitettu tietopyyntö. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Mikäli tietopyynnössä kuvattu hankinta päätetään toteuttaa, se saattaa poiketa sisällöltään tai hankintamenettelyn valinnan osalta tietopyynnön sisällöstä.

Tietopyyntöön vastaaminen ei sido mahdollista toimittajaa, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta mahdollisen toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta.

Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa potentiaalisia toimittajia. Tietopyynnön avulla saatu aineisto voi vaikuttaa siihen, miten hankinnan kriteerit asetetaan ja mitä hankintamenettelyä tullaan käyttämään. Saatuja tietoja ei tulla julkaisemaan sellaisenaan. Tietopyyntöön vastaamalla potentiaalisilla toimittajilla on mahdollisuus mm. kommentoida asiantuntijan osaamis- ja kokemusvaatimuksia ja vastata hankintayksikön kysymyksiin.

Tehtäväkuvaus:

Huoltokirjakoordinaattori ohjaa huoltokirjaan tarvittavan aineiston laadintaa rakennushankkeissa ja vastaa tietojen viemisestä kiinteistöjen sähköiseen huoltokirjaan, tilaajan ohjeiden mukaisesti. Huoltokirjakoordinaattori toimii aktiivisessa yhteistyössä tilaajan edustajien kanssa.

Huoltokirjakoordinaattorin tyypilliset tehtävät:

- sopii tilaajan kanssa hankekohtaisesti huoltokirjakoordinoinnin toteutuksesta sisällön ja aikataulun osalta

- laatii huoltokirjan laadinnan aikataulun, valvoo sen toteutumista ja raportoi huoltokirjan laadinnan etenemisestä

- järjestää tarvittavat huoltokirjakoordinoinnin kokoukset ja tallentaa kokouspöytäkirjat projektipankkiin

- vastaa osapuolten ohjeistamisesta tiedon tuottamiseen tilaajan vaatimusten mukaisesti

- osallistuu suunnittelu- ja työmaakokouksiin tarvittavassa laajuudessa

- kerää huoltokirjaan tarvittavat tiedot suunnittelijoilta ja urakoitsijoilta ja välittää tarvittavat asiakirjapohjat suunnittelijoiden ja urakoitsijoiden täydennettäväksi tai muokattavaksi

- vastaa tiedonsiirrosta projektipankista kiinteistön huoltokirjaan, jolloin huoltokirjan tietosisältö on mahdollisimman yhteneväinen ja tilaajan muotovaatimusten mukainen

- huoltokirjassa:

1) laatii kohteen huolto-ohjelman

2) laatii kohteen kunnossapito-ohjelman

3) täyttää kohteen Takuut-toiminnon

- varmistaa, että huoltokirjan laadinnasta annettuja ohjeita ja säännöksiä on noudatettu

- luovuttaa ja hyväksyttää huoltokirja-aineiston tilaajalle hankkeen lopuksi

Tehtäviä on kuvattu tarkemmin tietopyynnön liitteessä ”Huoltokirja-aineiston tuottaminen rakennushankkeessa”.

Puitejärjestelyä koskevat kysymykset:

Mikä koulutustausta tai mitä pätevyysvaatimuksia huoltokirjakoordinaattorilla tulisi olla, jotta tämä pystyy suorittamaan yläpuolella kuvatut tehtävät?

Kuinka monta vuotta kokemusta huoltokirjatyöstä koordinaattoreillanne on keskimäärin?

Kuinka monta henkilöä yrityksessänne työskentelee huoltokirjakoordinaattorin tehtävissä?

Miten varmistatte, että huoltokirjakoordinaattoreilla on ajantasainen osaaminen?

Onko teillä toimintatapa, miten perehdytätte uudet työntekijät huoltokirjakoordinointiin tilaajan vaatimusten pohjalta sekä varmistatte tarvittaessa sijaisuuden?

Pyydämme lähettämään mahdolliset kommentit ja vastaukset hankintayksikön kysymyksiin tiistaina 7.10.2025 mennessä sähköpostitse osoitteeseen kymp.tilahankinnat@hel.fi. Pyydämme otsikoimaan viestinne ”Vastaus tietopyyntöön Huoltokirjakoordinointi Tilat-palvelun rakennushankkeissa”

Pyydämme ilmoittamaan, mikäli vastaus näkemyksenne mukaan sisältää liikesalaisuuksia tai muuta salassa pidettävää tietoa. Pyydämme yksilöimään ja merkitsemään ko. tiedot selvästi.