Tietopyyntö 2: Asianhallintajärjestelmä TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS, EIKÄ TARJOUSPYYNTÖ, VAAN TIETOPYYNTÖ MAHDOLLISILLE PALVELUNTARJOAJILLE.
Ensimmäinen tämän kilpailutuksen suunnitteluun liittyvä tietopyyntö julkaistiin Hilmassa 2.4.2025.
Varsinais-Suomen hyvinvointialue suunnittelee asianhallintajärjestelmän kilpailutusta. Sopimuksen suunniteltu aloitusajankohta on alkuvuonna 2026. Tietopyynnön tarkoituksena on saada lisätietoa tulevan kilpailutuksen tarjouspyynnön valmistelua varten potentiaalisilta tarjoajilta.
Hankinnan kohteena on asianhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna. Ratkaisulta toivotaan seuraavia toiminnallisuuksia:
-Tiedonohjaus;
-Asian- ja asiakirjahallinta;
-Viranhaltijapäätösten laatiminen, allekirjoittaminen ja tiedoksianto;
-Kokoushallinta: toimielinten hallinnointi, kokousmateriaalin tuottaminen ja jakelu luottamushenkilöille;
-Sähköinen kokoustaminen;
-Päätösten ja kokousaineistojen julkaisu internetiin ja intraan;
-Sähköiset asiointilomakkeet;
-Yhteystieto- ja luottamushenkilörekisterit;
-Monipuoliset hakutoiminnot ja raportointiominaisuudet;
-Dokumenttipohjat (esim. kirje-, muistio-, lausunto- ym. pohjat);
-Vahva sähköinen allekirjoitus järjestelmään kuuluvana tai integraationa kolmannen osapuolen sähköisen allekirjoituksen järjestelmään;
-Integraatiomahdollisuudet muihin järjestelmiin, esim. sähköiseen arkistoon.
Pyydämme vastauksia ja kommentteja tämän tietopyynnön liitteenä olevaan tiedostoon "Varha_Asianhallintajärjestelmä_Vaatimusmäärittely 10.11.2025.xlsx". Vastaustiedosto sekä mahdolliset lisätietopyynnöt toimitetaan osoitteeseen jaakko.vastapuu@varha.fi.
Pyydämme toimittamaan vastaustiedoston 24.11.2025 klo 12.00 mennessä.
Tähän tietopyyntöön ei pyydetä, eikä anneta tarjouksia. Tietopyynnön tarkoituksena on saada lisätietoa tulevan kilpailutuksen tarjouspyynnön valmistelua varten sekä kartoittaa potentiaalisia tarjoajia.
Tietopyynnöllä saatuihin kommentteihin tai kysymyksiin ei vastata. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan sitä tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa.
Tietopyyntöön vastaaminen ei sido palveluntarjoajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen eivät vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.
Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Saatuja vastauksia käsitellään luottamuksellisesti.,