Servicii retrodigitalizare arhiva

Achiziția are ca obiect prestarea de servicii de retrodigitalizare a arhivei fizice a Spitalului de Psihiatrie Gătaia, constând în conversia documentelor în format electronic, indexarea acestora și livrarea arhivei digitale și a bazei de date aferente, în conformitate cu cerințele Caietului de sarcini.

Serviciul de retrodigitalizare va include:
• Serviciile de conversie a documentelor pentru a indexa și clasifica documentele pe hârtie, pentru a le face ușor accesibile utilizatorilor din unitatea spitaliceasca.
• Serviciile de bază de digitizare vor folosi scanarea ca o opțiune eficientă pentru preluarea digitală a documentelor.
• Prestatorul trebuie sa fie responsabil de scanarea documentelor existente și de extragerea informațiilor aferente acestora
• Conversia documentelor va trebuie sa ofere resursele pentru a digitiza, indexa și clasifica documentele de pe hârtie, pentru a le face ușor accesibile utilizatorilor din organizație.
• Digitalizarea va include scanarea documentelor în bloc
• Pregătirea documentelor va include îndepărtarea tuturor elementelor de fixare și legături, aplatizarea colțurilor îndoite, orientarea documentelor, realizarea ajustărilor fizice minimale strict necesare pentru scanare, repoziționarea documentelor mai mici, inserarea foilor de separare aplicabile și desfacerea pliurilor triple atunci când este necesar.
• Majoritatea documentelor vor fi scanate alb-negru, documentele specifice fiind scanate color in funcție de necesitate
• Controlul calității si validarea vor consta într-o comparație între hârtie și imagine, o revizuire a calității imaginii și separarea documentelor.
• Indexarea va crea câmpurile de metadate necesare pentru a sprijini funcționalitatea standard de căutare pentru a accesa documentele.
• Reasamblarea va consta în una sau mai multe acțiuni de restabilire a documentelor la o stare reconstruită si plasarea acestora în coperțile inițiale, si îndepărtarea foilor separatoare.
• Baza de date cu fișierele electronice ale documentelor si metadatele asociate acestora:
- va fi predată Autorității Contractante pentru stocare pe infrastructura proprie de date a acesteia
- va include soluție de back-up

Valoarea estimata a achizitiei este compusa din:1.506.863,06 lei servicii retrodigitalizare arhiva fizica.

Autoritatea contractantă va răspunde in mod clar si complet tuturor solicitărilor de clarificari/informatii suplimentare adresate în termenul prevăzut la secțiunea I.3, respectiv Solicitările se transmit cu minimum 18 zile înainte de termenul limită, iar răspunsul se publică cu minimum 11 zile înainte de termenul limită, conform art. 160–161 din Legea 98/2016, cu modificarile si completarile ulterioare.