Tämä on tietopyyntö, joka ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoita ja kerätä hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tulevaa kilpailutusta varten. Tietopyyntö ei velvoita Rovaniemen kaupunkia toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyyntöön vastaaminen ei sido toimittajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä ole myöskään edellytyksenä varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Tietopyyntöön vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista, eikä tietopyyntöön vastaaminen vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Tässä ilmoituksessa esitetyt tiedot ja kuvaukset sekä hankintailmoituksen arvioitu julkaisuajankohta ovat alustavia ja suuntaa antavia ennakkotietoja, jotka eivät sido Rovaniemen kaupunkia. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyynnön tekemisestä tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin osallistumisesta. NYKYTILA Rovaniemen kaupungilla on tarve uudistaa nykyinen resurssivarauspalvelu, jolla hallinnoidaan mm. liikuntatilojen vakiovuoroja, venepaikkoja, muita varattavia tiloja sekä erilaisia kurssi-ilmoittautumisia. Palvelun avulla työntekijät ja ulkoiset asiakkaat voivat varata käyttöönsä varattaviksi määriteltyjä tiloja ja niihin liittyviä resursseja ja palveluja. Tavoitteena on löytää modulaarinen ja joustava ratkaisu, jolla voidaan korvata nykyiset toiminnot ja johon on tulevaisuuden tarpeiden mukaan mahdollista luoda uusia tiloja ja resursseja sekä sisäisesti että ulkoisesti varattaviksi sekä mahdollistaa uusia toiminnallisuuksia varausten ja ilmoittautumisten hallintaan asiakaspalvelun parantamiseksi. HANKINNAN KUVAUS Tällä tietopyynnöllä selvitetään resurssivarauksia tarjoavan SaaS-palveluhankinnan ja siihen liittyvien lisäpalveluiden markkinatilannetta, tuotteita, sopimusehtoja ja toimittajien hinnoitteluperiaatteita. Tietopyynnön kohteena on resurssivarausohjelmisto SaaS-palveluna. Ohjelmistopalvelun tulee olla resurssien varaamiseen suunniteltu ja tuotteistettu palvelu. Tavoitteena on keskittää tilavaraukset (sekä ulkoiset esim. harrastetilat että sisäiset kuten työtilat), laskutus, kassatoiminnot, raportointi, lukitukset, kulunvalvonta ja -hallinta yhteen ohjelmistoon tai siten, että useampi olemassa oleva järjestelmä ja tässä haettava ohjelmisto toimivat saumattomasti yhteen. Raportointityökalut ja kulunvalvonta on tavoitetilassa automatisoitu ja työntekijä saa palvelun kautta helposti hyödynnettävää tietoa reaaliaikaisesti. Käyttäjä voi tavoitetilassa käyttää palveluita itsenäisesti. Tiloja tulee voida varata ja käyttää ajankohdasta riippumatta ja käyttöoikeuksia hallinnoida keskitetysti ja intuitiivisesti. Sekä tilojen käyttäjän että tiloja hallinnoivien tulee kokea prosessi vaivattomana, mikä osaltaan lisää käyttöastetta ja madaltaa käyttökynnystä. Hankittavaa palvelua voi käyttää saavutettavasti sekä mobiililaitteella että tietokoneen verkkoselaimella. Varattavat resurssit voivat olla maksullisia, ja palvelussa tulee olla liittymä kirjanpitoon jossa muodostuu asiakkaalle lasku, tai vaihtoehtoisesti asiakas voi maksaa varauksensa suoraan verkkopankissa. Vahva tunnistautuminen tulee olla valittavissa tiettyihin varauksiin, mutta ei ole pakollinen kaikissa. Kaupungin työntekijät tunnistetaan AD-integraatiolla. Hankittavan kokonaisuuden edellytetään sisältävän liittymät tai rajapinnat tarvittaviin järjestelmiin, mahdolliset ohjelmistolisenssit tai käyttöoikeudet, käyttöönotto, ohjelmistojen ylläpito- ja tukipalvelut sekä muita erikseen tilattavia asiantuntijapalveluita esimerkiksi palvelun muutos- ja kehittämistarpeiden suunnittelu ja toteuttaminen. Palvelun tulee skaalautua Rovaniemen kaupungin organisaatiorakenteisiin ja perustua järjestelmäriippumattomiin rajapintoihin. Käyttöliittymä on suunniteltu ja toteutettu responsiivikseksi, jotta palvelua voidaan käyttää suoraan erilaisilta ja eri kokoisilta päätelaitteilta (älypuhelimet, tabletit, työasemat kannettavat, virtuaalityöasemat) hyvällä käytettävyydellä ja oikealla skaalauksella. Palvelun kaikkien toiminnallisuuksien tulee toimia yleisimpien selaimien viimeisimmillä versioilla (Chrome, Firefox, Safari, Edge). MARKKINAVUOROPUHELUTILAISUUDET Mikäli markkinavuoropuhelutilaisuudet toteutuvat, hankintayksikkö kutsuu enintään viisi (5) toimittajaa markkinavuoropuhelutilaisuuteen ja ne toteutetaan suomen kielellä. Hankintayksikkö on varannut seuraavat ajankohdat markkinavuoropuhelutilaisuuksiin: - 22.10.2024 klo 9.00-10.30 - 22.10.2024 klo 12.00-13.30 - 22.10.2024 klo 14.00-15.30 - 23.10. 2024 klo 12.00-13.30 - 23.10.2024 klo 14.00-15.30. Markkinavuoropuhelutilaisuudessa toimittajaa pyydetään esittelemään ohjelmistopalvelua ensisijaisesti tuotanto- tai kehitysympäristössä ja/tai toissijaisesti kirjallisella materiaalilla. Markkinavuoropuhelutilaisuuksiin valittuihin toimittajiin otetaan yhteyttä erikseen ja tiedustellaan edellä esitetyistä ajankohdista soveltuvimpia ajankohtia. Tämän jälkeen hankintayksikkö lähettää toimittajille tarkemman aikataulun ja Google Meet -kokouslinkin. Hankintayksikkö pyytää toimittajia esittelemään markkinavuoropuhelutilaisuudessa 2-3 ennaltailmoitetun käyttötapauksen toteutus palvelussa. Käyttötapaukset ilmoitetaan markkinavuoropuhelutilaisuuden kutsussa. Pyydämme toimittajia ilmoittamaan halukkuutensa osallistua markkinavuoropuheluun 11.10.2024 kello 12.00 mennessä osoitteeseen hankinnat@rovaniemi.fi. Tietopyynnöllä saadut tiedot ovat luottamuksellisia ja niitä tullaan käyttämään ainoastaan hankinnan suunnitteluun ja valmisteluun, mikäli hankinta toteutuu. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Pyydämme antamaan vastaukset “Tietopyynnön kysymykset” liitteellä suomeksi esitettynä. Voitte liittää vastaukseenne myös esitteitä. Pyydämme liittämään tietopyyntövastaukset ja mahdolliset esitteet Tietopyynnön kohdassa ”Kysymys”; ”Liitä tietopyyntövastaukset” ja ”Liitä esite / esitteet”. Tietopyyntövastaukset sekä mahdolliset esitteet tulee palauttaa 11.10.2024 kello 12.00 mennessä Hilman (hankintailmoitukset.fi) kautta.