Raamovereenkomst voor het verwerken van patiëntenfacturen

Vitaz vzw en het ziekenhuis O.L.Vrouw Van Troost wensen voor een periode van 1 jaar, met 3 eventuele verlengingen van 1 jaar, een externe partner aan te stellen voor het drukken, postklaar maken en verzenden van patiëntfacturen met eventueel Model D-documenten en rappels.

Te leveren diensten
1. Verwerking & aanmaken PDF ‘s van facturen
• Aanlevering door opdrachtgever van GRI- en/of CSV-bestanden.
• Creatie van PDF facturen.
• Printen van facturen en herinneringen in kleurprint.
• Printen van verzamelgetuigschriften Model D.

2. Verzending van documenten
• Elektronische verzending van facturen en rappels naar patiënten.
• Postverzending van facturen met begeleidende brief en eventueel model D documenten en rappels.
• De verschillende documenten moeten per patiënt gegroepeerd, gesorteerd en geënveloppeerd worden.
• Verzendwijze wordt gestuurd volgens de workflow bepaald door de opdrachtgever.
• Mogelijkheid om door de opdrachtgever gespecificeerde hard copy facturen en verzamelgetuigschriften model D naar opdrachtgever sturen of afzonderlijk te houden in de user interface voor verdere verwerking.
• Opt-in mogelijkheid voorzien bij betaling om over te schakelen naar e-mail verzending.

3. Betaling (elektronisch en manueel)
• Mogelijkheid voorzien om zowel via elektronische weg (QR-code of via beveiligde URL) als een klassieke overschrijving te kunnen uitvoeren.
• Mogelijkheid voorzien om de facturen via Bancontact Pay te ontvangen.

4. Archivering & beschikbaarstelling
• Digitale archivering van patiëntfacturen.

Rapportering, opvolging & interface
1. Digitale rapportering
• Aantal verzonden mails en brieven.
• Patiëntnummer, factuurnummer en verzendwijze.
• Timestamping van alle verzonden documenten.

2. User interface
• Opzoeken van facturen en betaalgegevens op basis van:
o patiëntnaam
o patiëntnummer
o rijksregisternummer
o factuurnummer
• Inzage in verzonden documenten en status.
• Verwerking van e-mailbounces en retour post.

3. Betalingsopvolging
• Integratie via API koppeling voor opvolging van betalingen.

Volumes Vitaz vzw (indicatief)
• 600.000 facturen/jaar
• 120.000 rappels/jaar
• 1/3 tot 1/2 van de verzending gebeurt via e mail
• 8.500 Model D formulieren/jaar

Volumes O.L. Vrouw Van Troost (indicatief)

• 435.000 facturen / jaar
• 77.200 rappels / jaar
• > 50% van de verzending gebeurt via e-mail
• 7900 model-D formulieren