Profylaksebekendtgørelse – forlængelse af aftale vedr. fagsystem til Den Sociale Virksomhed

I slutningen af 2022 har Den Sociale Virksomhed under Region Hovedstaden benyttet SKI rammeaftale 02.19 SaaS (2019) til at tildele og indgå en leveranceaftale på IT-fagsystemet KMD Nexus med KMD A/S. Leveranceaftalen trådte i kraft den 1. januar 2023, og har en varighed på 48 måneder med mulighed for 1 x 12 måneders forlængelse. Leveranceaftalen udløber derfor efter sin ordlyd senest pr. den 1. januar 2028. Dette betyder, at Regionen skulle gå i gang med udbudsprocessen på nuværende tidspunkt, for at kunne implementere evt. nyt fagsystem i løbet af 2027. Men Regionen finder det ikke muligt at gennemføre udbuddet på nuværende tidspunkt pga. den kommende regionssammenlægning, fordi der endnu ikke er nedsat en ledelse, som kan træffe langsigtede beslutninger for Region Østdanmark. Dette skyldes bl.a. usikkerheden om kommende ledelse og organisering mm. af området efter sammenlægningen. Udbuddet kræver, at der er etableret en ledelse, som kan træffe langsigtede beslutninger for Region Østdanmark, fordi det vil have væsentlig betydning for hvilken retning området skal og kan bevæge sig hen imod i løbet af de næste 8 - 10 år med hensyn til organisering, arbejdsprocesser, standardisering mv. Desuden har kontrakter på fagsystemer sædvanligvis en lang varighed pga. store skifteomkostninger til implementering, herunder konfiguration, test og uddannelse af personale mv.
På den baggrund forventer Region Hovedstaden at forlænge den eksisterende aftale med KMD A/S med 12 måneder. Dette skal sikre den nødvendige tid til få nedsat en ledelse for Region Østdanmark, gennemførelse af udbuddet og give en vindende tilbudsgiver tilstrækkelige med tid til implementering af kontrakten efter kontraktindgåelse.
Region Hovedstaden påtænker at forlænge den eksisterende aftale med KMD A/S i henhold til Klagenævnslovens § 4 efter udløbet af standstill perioden på 10 dage, jf. § 4, stk. 1, nr. 1.
Region Hovedstaden finder i henhold til Klagenævnslovens § 4, stk. 1, nr. 3, at forlængelsen af aftalen med 12 måneder uden forudgående offentliggørelse af en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende er tilladt i henhold til Udbudslovens § 183, fordi der ikke ændres på grundlæggende elementer i aftalen, eftersom at (i) Region Hovedstaden har ikke kunnet forudse behovet da aftalen blev indgået i slutningen af 2022, dvs. både før 1) nedsættelsen af Sundhedsstrukturkommissionen, 2) påbegyndelsen af arbejdet med Sundhedsreformen, hvor sammenlægningen af Region Hovedstaden og Region Sjælland blev politisk aftalt, og (ii) at der ikke ændres på aftalens overordnede karakter, og (iii) at værdien af ændringen overstiger ikke 50 pct. af værdien af den oprindelige aftale.