Organizacja wydarzenia pt. Technikon ESA

1. Przedmiotem zamówienia jest:
-wykonanie usługi polegającej na kompleksowej organizacji i obsłudze wydarzenia „Technikon ESA” na terenie budynku Wydziału Informatyki (D17) Akademii Górniczo-Hutniczej (adres: ul. Kawiory 21, 30-055 Kraków) terminie 23 listopada 2026 r. W wydarzeniu weźmie udział maksymalnie 75 osób – z zastrzeżeniem, że ostateczna liczba zostanie podana Wykonawcy w terminie nie krótszym niż 5 dni przed wydarzeniem.
Wykonawca na trzy dni przed wydarzeniem dostarczy niezbędne meble, na dwa dni przed wydarzeniem zorganizuje pierwszą próbe techniczną. Do zadań wykonawcy należeć będzie m.in.: usługa cateringowa, dostarczenie mebli wraz z aranżacją przestrzeni, oprawa wizualna i dźwiękowa wydarzenia, transmisja wydarzenia on-line, produkcja materiałów brandingowych, zakup, znakowanie i konfekcjonowanie nagród, dokumentacja filmowa i fotograficzna,
Zamawiający żąda złożenia jako elementu oferty prezentacji oferowanych przez Wykonawcę określonych elementów przedmiotu zamówienia, tj.:
a) Wizualizacja 3D sali (auli) (W)” - jeden projekt/koncepcję sali głównej (prezentacja, przygotowana w formie elektronicznej, podpisana kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osobę do tego upoważnioną w formacie *pdf, musi zawierać wizualizację 3D sceny i sali głównej oraz rzut z góry przestrzeni głównej z opisem/oznaczeniem rozplanowania wymaganych elementów sali) oraz aranżacji scenografii, w tym: scenę, umiejscowienie ekranu, scenografię z logotypem ESA oraz opis oświetlenia. Przedstawiona wizualizacja musi posiadać wysoki poziom szczegółowości oraz odzwierciedlać rzeczywiste warunki lokalizacyjne obiektu (tj. uwzględniać wymiary, kolor ścian i podłogi).
Zgodnie z zapisami Rozdziału XIV SWZ, a także w celu potwierdzenia, że oferowane usługi spełniają określone przez Zamawiającego wymagania określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym Załącznik nr 1 do SWZ. Zamawiający zastrzega, że składana prezentacja na potrzeby oceny w kryterium (W) określonym w lit. a) powyżej nie podlega uzupełnieniu.
2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ.
3. Kod CPV:
79952000-2 – usługi w zakresie organizacji imprez
55300000-3 – usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze
92100000-2 – usługi kinematograficzne oraz wideo
92111220-0 – produkcja reklamowych taśm wideo
22462000-6 – materiały reklamowe
39294100-0 – artykuły informacyjne i promocyjne
39153000-9 - meble konferencyjne
79960000-1 – usługi fotograficzne i pomocnicze
4. Zamawiający wymaga, aby oferowany przedmiot zamówienia, w tym wszystkie produkty ICT, usługi ICT oraz procesy ICT wykorzystywane do realizacji zamówienia nie obejmował:
1) produktów ICT, usług ICT lub procesów ICT wskazanych w rekomendacji, o której mowa w art. 33 ust. 4 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa (Dz. U. z 2026 r. poz. 20 i 252), stwierdzającej ich negatywny wpływ na podstawowy interes bezpieczeństwa państwa,
2) produktu ICT, którego typ został określony w decyzji w sprawie uznania dostawcy za dostawcę wysokiego ryzyka, o której mowa w art. 67b ust. 15 ustawy z dnia 5 lipca 2018 r. o krajowym systemie cyberbezpieczeństwa, lub usługę ICT, lub proces ICT, określone w tej decyzji.
Jeżeli Wykonawca zaoferuje rozwiązanie, o którym mowa w pkt 1) lub 2) powyżej, oferta podlegać będzie odrzuceniu na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 17) lub pkt 19) ustawy Pzp.
5. Termin realizacji zamówienia: Wydarzenie (Technikon ESA) odbędzie się w 23 listopada 2026 r. Szczegółowe informacje dot. terminów realizacji poszczególnych elementów zamówienia wskazane są w § 3 ust. 2 Załącznika nr 5 do SWZ- Wzoru umowy.
6. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu.
7. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryteriami i ich znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryteriów oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów.
8. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem:
a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji;
b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50 % należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub
c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b),
w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia.