Mededingingsprocedure met onderhandeling voor de ontwikkeling van een systeem dat de registratie van de volmachten, de aanstipping van de kiezers en de elektronische stemming offline met papieren bewijsstuk omvat

De aanbestedende overheid kiest voor de mededingingsprocedure met onderhandelingen (wet van 17 juni 2016, art. 38, §1, eerste lid, 1°, c). Noodzaak van onderhandelingen Deze opdracht is bijzonder complex, gelet op de ontwikkeling van een nieuw offline elektronisch stemsysteem, optioneel gekoppeld aan een systeem voor de elektronische aanstipping van de kiezers dat eveneens bij een traditionele stemming "op papier" gebruikt kan worden. Bovendien legt dit systeem belangrijke veiligheidsvereisten op. Tot slot moet de ontwikkeling eveneens voorzien in een applicatie voor online beheer van de volmachten. In geval van een openbare procedure zou er bijvoorbeeld een groot risico bestaan veel onregelmatige of onvergelijkbare offertes binnen te krijgen. De mededingingsprocedure met onderhandelingen moet de aanbestedende overheid de mogelijkheid geven om alle inschrijvers op gelijke voet te behandelen en om ervoor te zorgen dat alle inschrijvers de opdracht begrijpen, teneinde kwalitatieve en vergelijkbare BAFO's te ontvangen.
Het gaat om een gezamenlijke kaderopdracht voor diensten (in de zin van art. 48 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten), die georganiseerd wordt voor rekening van de FOD Binnenlandse Zaken (AD Identiteit en Burgerzaken) en de volgende deelstaten: Vlaams Gewest, Waals Gewest, Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de Duitstalige Gemeenschap.
Bij deze opdracht zijn meerdere aanbestedende overheden betrokken, namelijk: de Belgische Staat (FOD Binnenlandse Zaken), het Vlaams Gewest, het Waals Gewest, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, de Duitstalige Gemeenschap, de kieshoofdbureaus opgericht bij de Europese, federale, gewest- en gemeenschaps-, provinciale, gemeentelijke en districtverkiezingen, bij de rechtstreekse verkiezingen van de OCMW-leden en bij de gewestelijke of gemeentelijke volksraadplegingen, de gemeenten en de provincies.
De opdracht wordt niet in percelen verdeeld. Hoewel de opdracht meerdere gedeelten bevat, is het niet mogelijk om deze opdracht op te splitsen in meerdere percelen, omdat de verschillende diensten en leveringen van de gedeelten 2 en 3 een grondige kennis vereisen van de oplossing die in het gedeelte 1 ontwikkeld zal worden. Het zou dus onmogelijk zijn dat meerdere dienstverleners een algehele kennis verwerven voor de gedeelten 2 en 3 zonder exact op de hoogte te zijn van alle aspecten van het gedeelte 1, en dat deze objectieve en kwalitatieve offertes indienen. Bovendien moeten de verschillende aanbestedende entiteiten op dezelfde manier bijgestaan worden teneinde contradicties tussen de verschillende oplossingen te vermijden en aldus de gelijkheid in het kiesproces te garanderen.
Het is een gemengde opdracht (KB 18 april 2017, art. 2, 6°) die de volgende gedeelten omvat:
- gedeelte 1 tegen globale prijs per module;
- gedeelte 2 tegen prijslijst;
- gedeelte 3 tegen prijslijst.
Overeenkomstig artikel 57 van de wet van 17 juni 2016 is de opdracht een opdracht die onderverdeeld is in vaste en voorwaardelijke gedeelten. In het kader van deze opdracht betreft het vast gedeelte 1 de ontwikkeling van een nieuw systeem dat de volgende elementen omvat:
- De voorafgaande registratie van de volmachten voor een verkiezing.
- De elektronische aanstipping van de kiezers in een stembureau.
- De elektronische stemming offline met papieren bewijsstuk in een stembureau (hardware en software).
-De opvolging van de ontwikkelingen door een erkende instelling en het advies van die instelling over de mogelijkheid om de beschreven modules tijdens een experiment te testen, waarbij het advies uitgebracht moet worden binnen de in het bestek vermelde ontwikkelingstermijnen.
- Het advies van de erkende instelling ontslaat de opdrachtnemer niet van zijn verplichtingen om de modules te ontwikkelen die niet klaar zouden zijn voor het experiment: hij zal de ontwikkelingen steeds moeten verderzetten en de berekening van de in het bestek bepaalde boetes wegens vertraging zal doorlopen.
- Het advies van een erkende instelling die de conformiteit van dit systeem (hardware en software) met de bepalingen van het bestek verifieert.
In het kader van deze opdracht kunnen er via het voorwaardelijke gedeelte 2 prestaties besteld worden betreffende het experiment met de ontwikkelde modules in het kader van gedeelte 1 tijdens een testfase, wanneer er geen verkiezingen plaatsvinden, op een redelijke schaal die een echte verkiezing simuleert. Alleen de module(s) die bij die gelegenheid werd(en) uitgetest, zal (zullen) worden ingezet tijdens de verkiezingen van mei/juni 2029.
Dit gedeelte zal aan de gekozen inschrijver genotificeerd worden na beslissing van de leidende dienst, waarbij de goede evolutie van de ontwikkeling van de modules van gedeelte 1 op basis van een advies van de erkende instelling vastgesteld wordt.
In het kader van deze opdracht kan er via het voorwaardelijke gedeelte 3 de volgende besteld worden: - prestaties inzake het onderhoud van de software van het systeem dat ontwikkeld wordt in het kader van gedeelte 1 en dat het voorwerp uitmaakt van een experiment in gedeelte 2, - hardware i.v.m. het systeem dat ontwikkeld wordt in het kader van gedeelte 1 en dat het voorwerp uitmaakt van een experiment in gedeelte 2, - diensten en leveringen i.v.m. het systeem dat ontwikkeld wordt in het kader van gedeelte 1 en dat het voorwerp uitmaakt van een experiment in gedeelte 2 (bijvoorbeeld onder andere opleidingen voor de diensten of gegevensdragers voor de leveringen).
Dit gedeelte zal aan de gekozen inschrijver genotificeerd worden na beslissing van de leidende dienst, waarbij de goede evolutie van gedeelte 2 vastgesteld wordt.