Konsultacje społeczne aktualizacji planu przeciwdziałania skutkom suszy

• Krótki opis zamówienia: Zamówienie polega na zaplanowaniu, koordynacji i przeprowadzeniu konsultacji społecznych aktualizacji planu przeciwdziałania skutkom suszy, o których mowa w art. 185 ust. 1 ustawy z 20 lipca 2017 r. - Prawo wodne (Dz.U. 2025 r. poz. 960 ze zm.). Wykonawca będzie miał za zadanie przeprowadzenie działań informacyjnych o konsultacjach, przeprowadzenie spotkań konsultacyjnych i konferencji dotyczących aktualizacji planu na obszarze całego kraju. Wykonawca będzie odpowiedzialny za zbieranie uwag, w tym koordynację procesu ich zbierania i rozpatrywania wraz ze sporządzeniem raportu z konsultacji społecznych zawierającego tabelę sposobu rozpatrzenia uwag.
• Szczegółowy opis zamówienia: Do obowiązków Wykonawcy będzie należeć:
1. Opracowanie formularza do składania uwag oraz instrukcji dotyczącej składania uwag.
2. Uruchomienie i prowadzenie w trakcie trwania projektu strony internetowej, dedykowanej konsultacjom społecznym, w tym opracowywanie i zamieszczanie informacji na ww. stronie.
3. Przygotowanie wersji elektronicznej plakatu i baneru dotyczących konsultacji społecznych.
4. Przygotowanie i druk ulotek dotyczących konsultacji.
5. Przygotowanie i druk roll-upu dotyczącego konsultacji społecznych projektów dokumentów planistycznych w gospodarce wodnej (szer. 100 cm, wys. 200 cm) – 2 sztuki.
6. Publikacja informacji o konsultacjach w prasie regionalnej – 32 sztuki.
7. Koordynowanie prac nad opracowaniem tabeli rozpatrzenia uwag i wniosków, w tym: zaprojektowanie tabeli, uzupełnianie jej treścią złożonych uwag, współpraca z innymi podmiotami (m.in. rozsyłanie i zbieranie uzupełnionych tabel w zakresie odpowiedzi).
8. Zorganizowanie 1 ogólnopolskiej konferencji w formie hybrydowej (do 200 uczestników stacjonarnych wraz z transmisją online do 300 osób z możliwością wysyłania pytań) oraz konferencją prasową.
9. Zorganizowanie ok. 5 spotkań konsultacyjnych w formie stacjonarnej (do 120 uczestników) wraz z transmisją online do 300 osób z możliwością wysyłania pytań.
10. Przygotowywanie materiałów prasowych przed każdym wydarzeniem, obsługa zapytań prasowych, wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz informacji o środowisku związanych z konsultacjami.
11. Sporządzenie sprawozdania z konsultacji (wraz z tabelą rozpatrzenia uwag). Sprawozdanie będzie zawierać raport z przebiegu konsultacji i zrealizowanych działań promocyjnych wraz z podsumowaniami statystycznymi (frekwencja, liczba uwag, sposób ich rozpatrzenia, analiza merytoryczna wpływu na dokument).
12. Przygotowywanie miesięcznych raportów z realizacji projektu.
13. Przygotowanie harmonogramu spotkań i konferencji (wskazanie dat i lokalizacji).