Implementatie en ondersteuning van een nieuw ziekenhuisinformatiesysteem

Klief is een revalidatie ziekenhuis te Oostende, België, dat wegens een uitfasering van het bestaande softwarepakket Obasi de overheidsopdracht voor de implementatie en ondersteuning een vervangend softwarepakket aanbesteedt. Op dit moment wordt Obasi aangewend voor volgende organisatieprocessen:

• Logistiek en voorraadbeheer;
• Boekhouding en financiële administratie;
• Aankoopbeheer;
• Patiëntenbeheer (admissie, opname, ontslag, planning);
• Facturatie (VSB, ziekenfonds, patiënten, derdebetaler);
• Apotheekbeheer (incl. Recip-e, koppeling tot eHealth-platform);
• Optioneel in scope: BI en rapportering, integraties met labo en radiologie.

Simultaan hebben we ook een implementatietraject lopende voor een nieuw EPD (KWS, NexuzHealth) dat ons bestaand EPD (Oxygen, CompuGroup) vervangt. Gelet op de uitfasering van Obasi enerzijds en de implementatie van KWS anderzijds, geldt een strikte voorwaarde dat de implementatie van de nieuwe vervangende software module(s) in nauwe afstemming met alle stakeholders en binnen de kortst mogelijke timing kan worden opgestart en voltooid. Hierbij verwacht de aanbestedende instantie dat er uiterlijk in 2028 live gegaan wordt met het nieuwe ziekenhuisinformatiesysteem. In januari 2027 start de implementatie van de nieuwe softwaremodule(s) opdat de implementatie zelf tijdig, kwalitatief, volledig en correct volgens de industriestandaard wordt uitgevoerd. Hierin houdt de aanbestedende instantie in het bijzonder rekening met de wederzijdse (aanbestedende instantie en opdrachtnemer) vereiste resources, mankracht profielen, project stappen en -planning; die onderhevig is aan validatie vanwege de aanbestedende instantie en tevens een cruciaal onderdeel (gunningsfactor) voor deze opdracht uitmaakt.

Het betreft een strategisch belangrijke opdracht voor onze organisatie waarvoor de aanbestedende instantie een sterk geïntegreerd softwarepakket en informatiesysteem verwacht dat niet alleen de huidige en toekomstige activiteiten ondersteunt, maar ook in staat is om de bestaande werkprocessen meer doorgedreven te digitaliseren en te integreren in de werking van de organisatie. Naast de compatibiliteit van het softwareproduct met onze ziekenhuisprocessen en -werkwijze, de nodige certificering, de expertise en ervaring met gelijkaardige opdrachten, zijn er vanuit een holistische bril zeer veel elementen die met deze opdracht gepaard gaan en waarvoor de aanbestedende instantie graag zicht krijgt op hoe de kandidaat opdrachtnemer hier tegenover staat. Het gaat dan bijvoorbeeld, maar niet enkel, om: project methodologieën die toegepast kunnen worden, change management, governance en communicatie, partnerschap, waarden en normen, opleiding, effectiviteit en efficiëntie in projectuitvoering etc.

We kijken ernaar uit om met deze opdracht een nieuwe strategische samenwerking te realiseren.