Henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun hankinta

Espoon kaupunki hankkii henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR- järjestelmä) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Sarastia Oy:ltä.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Saman lain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan myös, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.

Espoon kaupunki on hankkinut henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Numera Palvelut Oy:ltä (ent. Sarastia Oy) sidosyksikköhankintana vuonna 2020. Sopimuskokonaisuus Sarastia 365 HR-järjestelmän toimittamisesta ja ylläpitopalveluista on allekirjoitettu 3.7.2020. Järjestelmän tuotantokäyttö kaupungilla alkoi 1.1.2021.

Numera Palvelut Oy on ilmoittanut liiketoimintansa myynnistä Administer Oyj:lle. Liiketoimintakaupan johdosta Numera Palvelut Oy:n sidosyksikköasema suhteessa Espooseen päättyy. Kyseessä on hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy. Sidosyksikkösuhteen päättyminen ei ole ollut Espoon kaupungin vaikutusmahdollisuuksien rajoissa. Vaikka kaupunki on ryhtynyt valmistelemaan kilpailutusta viipymättä liiketoimintakaupasta tiedon saatuaan, laajamittaisen henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisukokonaisuuden kilpailutus, neuvottelut ja käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa ja teknistä siirtymävaihetta.

Espoon kaupungilla on yli 11 000 työntekijää. Kaupungilla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia palkanmaksusta oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Palkanmaksun keskeytyminen aiheuttaisi hyvin merkittävän oikeudellisen, taloudellisen ja toiminnallisen riskin sekä merkittävän haitan muun muassa kaupungin työntekijöille. Järjestelmä sisältää myös kriittistä infrastruktuuria, joka on keskeistä kaupungin toiminnan jatkuvuudelle.

Huomioiden eri hankintamenettelyiden vähimmäismääräajat sekä laajan järjestelmähankinnan eri vaiheet valmistelusta sopimukseen sekä järjestelmän käyttöönottoon, projektin toteuttaminen edellyttää käytännössä reilusti yli vuoden kokonaisaikaa. Tämän vuoksi nyt kyseessä olevan hankinnan tekeminen siirtymävaiheen osalta on toiminnan
jatkamisen kannalta välttämätöntä. Sopimuksen voimassaolo rajataan enintään siihen, kun korvaavan järjestelmän hankinta on lainvoimainen, järjestelmä käyttöönotettu ja palvelu vakautettu. Tämän johdosta liiketoimintakaupan yhteydessä siirtyvän sopimuksen irtisanomisaikaa lyhennetään Espoon kaupungin osalta.

Käytännössä vain liiketoiminnan jatkaja voi ylläpitää järjestelmää ja toteuttaa lakisääteisiä päivityksiä ja vastata järjestelmän toimivuudesta sekä näin turvata palkanlaskennan. Järjestelmän haltuunotto kolmannen tahon toimesta ei ole teknisesti tai sopimusoikeudellisesti mahdollista. Näin ollen tässä siirtymävaiheessa ei ole olemassa muita järkeviä vaihtoehtoja eikä kilpailun puute johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.

Yllä kuvatuin perusteluin hankinta on välttämätöntä tehdä suorahankintana liiketoimintakauppaan liittyvältä perustettavalta osakeyhtiöltä, Sarastia Oy:ltä. Tehtävä sopimus on voimassa, kunnes uusi, korvaava ratkaisu on kilpailutettu, käyttöönotettu ja jatkuva palvelu on vakaata.