Elektronikus iratkezelő rendszer beszerzése

A Hivatal Stratégiai célkitűzése a szükségtelen papíralapú adminisztráció megszűntetése. Ennek érdekében a Hivatal célja a belső iratkezelési folyamatok teljes elektronikus útra terelése és az ügyfeleivel történő elektronikus kapcsolattartás fejlesztése – a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: DÁP tv.) és az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. törvény (a továbbiakban: E-ügy. tv.) és végrehajtási rendeleteiben előírt szabályok és az ügyfelek rendelkezéseinek figyelembevételével – főként hivatali kapus, cégkapus és ügyfélkapus elektronikus kapcsolattartásra törekedve. A Hivatal iratkezelési folyamatainak fejlesztése céljából projektet hozott létre (továbbiakban IFK projekt), melynek célja a Hivatalban jelenleg működő Elektronikus Dokumentum és Iratkezelő rendszer (CONTENTUM – EDOK) kiváltása, egy digitális ügyintézést támogató irat- és dokumentumkezelő szoftver bevezetése. A beszerzés fő célja, olyan elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer beszerzése, amely: -magas működésbiztonsági szinten támogatja a papírmentes belső elektronikus működést, az elektronikus ügyintézés szervezeten belüli megvalósítását, -lehetőség szerint minél kevesebb emberi beavatkozással, beépített automatizmusokkal képes támogatni a nagytömegű dokumentumok iratkezelési, irattárolási, ügykezelési folyamatait, -biztosítja az hivatali iratkezelési feladatok ellátáshoz szükséges iratokkal kapcsolatos munkafolyamat- és feladatkezelést, és biztosítja az ezzel kapcsolatban felmerülő riporting képesség kialakítását. -A Hivatal egy komplex, főként elektronikus dokumentum menedzsment alapú működést kíván megvalósítani, ami szükségszerűen magában foglalja az egységes hagyományos papír alapú folyamatok támogatását is. Megvalósítandó jövőbeli iratkezelési folyamatokkal kapcsolatos főbb elvárások: Műszaki leírás 2. sz. melléklete. A beszerzés tárgya: a) a 3/2018. (II.21.) BM rendelet alapján tanúsított elektronikus irat- és dokumentumkezelő szoftver (és rendszermodulok) (dobozos/saját fejlesztésű dobozos szoftverek) és kapcsolódó licencek szállítása (beszerzés fő tárgya): Ajánlatkérő a kész szoftver (és rendszermodulok) licencigazolások hiánytalan átadását a megvalósulási ütemtervben szereplő feladatok és határidők szerint 3 részletben kéri szállítani az alábbiak szerint: 20 db licenc a szerződéskötést követő 11. napon belül, 200 db licenc a szerződéskötést követő 179. napon belül, 580 db licenc a szerződéskötést követő 326. napon belül. b) implementálási (megvalósítási, fejlesztési) feladatok: az implementálási feladatok a Műszaki leírásban meghatározott követelmények szerint megvalósított alábbi feladatokat foglalják magukba: ba) szoftverkörnyezet kialakítása (telepítés, paraméterezés), bb) fejlesztési feladatok, bc) rendszerintegrációs feladatok, bd) oktatás, be) tesztelés és hibakezelés, bf) migrálási feladatok. c) próbaüzem, éles indulás támogatása és további támogatási szolgáltatások. Ajánlatkérő a tesztek sikeres lezárását és azok elfogadását, valamint a végfelhasználói oktatások lebonyolítását követően az irat- és dokumentumkezelő szoftver éles üzembe állítását várja el a támogatás során. Ajánlatkérő előírja, hogy az éles üzemre átadástól a támogatás időtartalmának végéig, amely legalább 6, de legfeljebb 12 hónap támogatási szolgáltatást biztosítson a Műszaki leírás követelményei szerint. A Hivatal iratkezelési tevékenységét a vonatkozó jogszabályok betartásával kell kialakítani, így az új irat- és dokumentumkezelő szoftvernek az alábbi jogszabályi alapkövetelményeknek való megfelelés mentén támogatnia kell az alábbiakat: • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer a Hivatal iratkezelési folyamatának kialakítását a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII. 29.) kormányrendelet szerint képes támogatni, a 3/2018. (II.21.) BM rendelet 4.§-a alapján. • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer megfelel a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II.21.) BM rendeletben szereplő elvárásoknak, melyet érvényes tanúsítvánnyal igazol. • Az elektronikus iratok levéltári átadását az iratkezelő rendszerből közvetlenül szükséges megvalósítani az elektronikus formában tárolt iratok közlevéltári átvételének eljárásrendjéről és műszaki követelményeiről szóló 34/2016. (XI. 30.) EMMI rendelet előírásai szerint. • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszer az önkormányzati hivatalok egységes irattári tervének kiadásáról szóló 78/2012. (XII. 28.) BM rendeletben szereplő irattári tervet kell kezelnie. • Az elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszernek biztosítania kell a digitális államról és a digitális szolgáltatások nyújtásának egyes szabályairól szóló 2023. évi CIII. törvény (a továbbiakban: DÁP tv.), az elektronikus ügyintézés és a bizalmi szolgáltatások általános szabályairól szóló 2015. évi CCXXII. Törvényben (a továbbiakban: E-ügyintézési tv.) é s 321/2024. (XI.6.) Korm. rendeletben szereplő biztonságos kézbesítési szolgáltatással történő integrált működést, űrlapbenyújtás-támogatási szolgáltatás igénybevételével érkezett küldemények és elektronikus űrlapok (iForm, E-papír) automatikus letöltését, érkeztetését, iktatását és ezek olvasható formában (pdf) történő megjelenítését. Az irat- és dokumentumkezelő szoftvernek a felületéről biztosítania kell a DÁP Tv. és végrehajtási rendeleteiben meghatározott digitális szolgáltatások nyújtására felhasználható elektronikus aláíráshoz és bélyegzőhöz kapcsolódó érvényesség ellenőrzését.

1. A szerződés módosítása annak műszaki tartalmának változására, és Vállalkozónak ezen munkákhoz kapcsolódó költségeinek – nettó 14.742.000, - Ft., – megtérítésére vonatkozik. A szerződés értéke módosítás előtt: nettó 192 693 000 Ft. 1. számú szerződésmódosítást követően: nettó 207 435 000 Ft. A szerződés időbeli hatálya nem került módosításra, annak teljesítési határideje a módosítást követően továbbra is 2027.06.30. 2. 580 db öröklicenc szállítását - a teljes szoftver és rendszermodulok vonatkozásában – a szerződés hatályba lépését követő 369. napon kell teljesíteni. 3. Tesztstratégia, tesztelési tervek, tesztesetek szállítása a teljes rendszer vonatkozásában a szerződés hatályba lépését követő 186. napig. A KE015-CR1, KE066-CR1, KE067-CR1, KE071-CR1, KE085-CR1, KE088-CR1, KE089-CR1, KE090-CR1 követelmények kapcsán a tesztelési terv, tesztesetek szállítása a Szerződés hatályba lépésétől számított 288. napig. 4. A Vállalkozó a KE015-CR1, KE066-CR1, KE067-CR1, KE071-CR1, KE085-CR1, KE088-CR1, KE089 CR1, KE090-CR1 követelmények kapcsán támogatja a releváns tesztelés megvalósítását a tesztelési ütemterv szerint, elvégzi a hibajavítási releasek folyamatos (kétheti ütemezéssel) szállítása a tesztelési fázisban elvárt hibakezelést a Műszaki leírás 2.2.5 pontja a szerződés hatályba lépését követő 318. napig. 5. Vállalkozó a fejlesztendő egyedi kötelező követelmények, valamint az integrációs kapcsolatok vonatkozásában a rendszerfejlesztést megtervezi, logikai rendszertervet szállít a szerződés hatályba lépését követő 115. napig, a KE015-CR1, KE066-CR1, KE067-CR1, KE071-CR1, KE085-CR1, KE088-CR1, KE089-CR1, KE090-CR1 egyedi követelményekkel rendszerfejlesztés tervezése, logikai rendszerterv szállítása (egyedi követelmények és integrációs kapcsolatok): Szerződés hatályba lépését követő 235. napig 6. Vállalkozó a KE015-CR1, KE066-CR1, KE067-CR1, KE071-CR1, KE085-CR1, KE088-CR1, KE089-CR1, KE090-CR1 követelmények kapcsán elvégzi az egyedi követelményeknek megfelelő funkciók fejlesztését és integrációs kapcsolatok kialakítását. Elvégzi a fejlesztési fázisban elvárt szintű hibajavításokat a Műszaki leírás 2.2.5 pontja szerint. Ezen felül telepítési támogatást nyújt, elvégzi a rendszer működéséhez szükséges végleges paraméterezéseket a tesztkörnyezetben. Leszállítja az interfészspecifikációkat és frissített, aktualizált dokumentációkat. Vállalkozó a 2.1.3 c) pontban felsorolt feladatokat a szerződés hatályba lépését követő 288. napig végzi el. 7. Licencek: 200 db licenc szállítása – a teljes szoftver és rendszermodulok vonatkozásában. A számla kiállítása a licencek átadását igazoló átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, a számla összege: Vállalkozó közbeszerzési eljárásban tett ajánlata szerinti összeg. Vállalkozó a Licencek tekintetében 2 db számla kiállítására jogosult. Az F1 - szolgáltatások kifizetése az 2.1.3 b) pontban szereplő rendszerfejlesztés tervezését követően - a CR1 követelményeket nem tartalmazó - rendszerterv elfogadása után történik, a számla összege a szolgáltatások teljes nettó díjának 15,3 %-a kerekítve, azaz 15.886.000 Ft. 580 db licenc szállítása a teljes szoftver és rendszermodulok vonatkozásában. A számla kiállítása a licencek átadását igazoló átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, a számla összege: Vállalkozó közbeszerzési eljárásban tett ajánlata szerinti összeg. 8. Migrálás: (...) A számla kiállítása a sikeres éles adatbázis teljes migrációja és tesztelését követően, a sikeres migrációt igazoló jegyzőkönyv megléte, a módosított migrációs scriptek átadását, azok futtatásához szükséges végrehajtási utasítások szállítását és azok elfogadását követően történik, a számla összege a szolgáltatások teljes díjának: 6,2%-a kerekítve, azaz 6.463.000.- Ft. 9. Az F2.1 szolgáltatások kifizetése, az éles rendszer telepítését, az éles migrálást követően, a szállított dokumentumok elfogadása után történik, a számla összege, a szolgáltatások teljes nettó díjának 25,4%-a kerekítve, azaz 26.273.000 Ft. 10. Az F2.2 szolgálatások esetén a számla kiállítása a szállított dokumentumok elfogadása és az éles rendszer telepítését követően történik a jelen Szerződés hatályba lépését követő 410. napig, a számla összege, a szolgáltatások teljes díjának (nettó) 14,2 %-a kerekítve, azaz 14.664.000 Ft., 11. F3 szolgáltatások A számla kiállítása a stabilizációs időszak végén, a maradványhibák kijavítását követően, a Hibajavításhoz kapcsolódó információk (hibajegyek, release notes), verziófrissítések (upgrade) átadását, és amennyiben szükséges az aktualizált dokumentumok (interfész leírások, felhasználói dokumentumok stb.), átadását igazoló átadás-átvételi jegyzőkönyv alapján történik, a számla összege a szolgáltatások teljes nettó díjának 4,1 %-a kerekítve, azaz 4.277.000 Ft. 12. F4 szolgáltatások: F4 – Szolgáltatás: Minimum 6 hónapos időtartamban támogatási szolgáltatás biztosítása. A számla kiállítása a megajánlott támogatási időszak végén, a támogatási időszak alatt felmerült hibajavítások, verziófrissítések (update, upgrade) és amennyiben szükséges aktualizált dokumentumok (interfész leírások, felhasználói dokumentumok stb.) szállítását követően történik, a számla összege: a szolgáltatások teljes nettó díjának 34,8%-a kerekítve, azaz 36.000.000 Ft. 13. Nem lényeges módosítás: ÁFA törvény hivatkozás helyesen: 55. §, továbbá kapcsolattartói adatok változása. A szerződésmódosítás létrejöttének napja: 2026.07.24.