Lähde: Hilma

Työterveyslaitos kilpailuttaa markkinointi- ja viestintäpalveluiden puitejärjestelyn ja pyytää tarjoustanne tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti.

Sopimus on voimassa kaksi vuotta, jonka jälkeen tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta kahden vuoden pituisella optiokaudella.
Koko sopimuskausi voi siten olla enintään voimassa 2 + 2 vuotta.

Puitejärjestelyn ennakoitu arvo koko sopimuskaudelta on 6 360 000 € (ilman arvonlisäveroa).
Osa-aluekohtaiset ennakoidut arvot ovat seuraavat:
1. Markkinoinnin ja viestinnän suunnittelu ja toteutus: 3 280 000 € (ilman arvonlisäveroa laskettuna).
2. Monikanavainen mainonta: 1 500 000 € (ilman arvonlisäveroa laskettuna). Ei sisällä pääasiassa kaikkea läpilaskutettavaa mediabudjettia.
3. Markkinoinnin automaation strateginen konsultointi ja toteutus: 320 000 € (ilman arvonlisäveroa laskettuna).
4. Markkinoinnin strateginen konsultointi: 380 000 € (ilman arvonlisäveroa laskettuna).
5. Viestinnän strateginen konsultointi: 880 000 € (ilman arvonlisäveroa laskettuna)., OSA 1: Markkinoinnin ja viestinnän suunnittelu ja toteutus Hankinnan kohteena ovat perinteisen ja digitaalisen viestinnän ja markkinoinnin palvelut. Osa-alueeseen valitaan kolme toimittajaa.

Työterveyslaitoksen markkinoinnin ja viestinnän yksikössä työskentelee noin kolmekymmentä markkinoinnin ja viestinnän ammattilaista. Vastaamme kohderyhmälähtöisestä tutkimus- ja työelämäviestinnän, liiketoiminnan ja asiakasmarkkinoinnin sekä brändimarkkinoinnin ja työyhteisöviestinnän suunnittelusta ja toteutuksesta. Tiimimme toteuttaa ja suunnittelee kanavariippumatonta viestintää ja markkinointia monin eri keinoin tutkimustulosten yleistajuistamisesta ja ajankohtaisviestinnästä graafiseen suunnitteluun sekä markkinoinnin automaatiokampanjoiden suunnitteluun ja toteutukseen.

Tutkimus- ja työelämäviestintä toteutuu suurelta osin erinäisten hankkeiden kautta. Työterveyslaitos voi saada rahoitusta eri tahoilta tutkimusta varten, ja näissä tutkimushankkeissa määritellään erikseen kullekin hankkeelle sopivimmat viestinnälliset toimenpiteet. Toimittajilta ostettavien palveluiden laajuus ja yksityiskohdat ovat riippuvaisia rahoituksen toteutumisesta. Lisäksi toteutamme Työterveyslaitoksen omiin vaikuttamistavoitteisiin nivoutuvia viestintätoimia, kuten yleistajuisia materiaaleja tai tiedon visualisointeja eri kohderyhmille.

Liiketoiminnan ja asiakasmarkkinoinnin osalta markkinoinnin toimenpiteitä määritetään kulloinkin voimassa olevan markkinointisuunnitelman kautta. Tärkeimpänä tavoitteena on tukea liiketoimintaa luomalla kysyntää ja kasvattamalla nykyisiä asiakkuuksia asiakaskeskeisen markkinoinnin keinoin. Keinovalikoimassa korostuvat erityisesti taktiset ja operatiiviset toimenpiteet. Tärkeimpiä tarpeitamme näihin liittyen ovat muun muassa markkinointikampanjat, digitaalinen mainonta, asiakastarinat sekä monipuolinen sisällöntuotanto eri kanaviin.

Odotamme kumppaniksemme toimittajaa, joka suunnittelee ja toteuttaa vaikuttavaa, tuloksellista, kustannustehokasta ja monikanavaista markkinointia ja viestintää ja vastaa tarvittaessa mediaostojen ja mainonnan koordinoinnista pääasiassa yhteistyössä osan 2 toimittajien tai muiden alihankkijoiden kanssa. Keskeisiä tarpeita ovat muun muassa:

• Yhteistyö projektien ja kampanjoiden viestinnässä ja markkinoinnissa: toimenpiteiden ja sisältöjen suunnittelu, konseptointi ja/tai tuotanto kohderyhmälähtöisesti liiketoiminnan ja asiakasmarkkinoinnin, tutkimus- ja työelämäviestinnän, brändimarkkinoinnin ja työyhteisöviestinnän tarpeiden pohjalta.
• Graafinen suunnittelu ja/tai taitto (esimerkiksi kuvitustyö, digitaaliset oppaat ja esitteet, infografiikka, Office-pohjat ja -toteutukset)
• Videoiden ja animaatioiden suunnittelu ja tuotanto
• Suunnitelmien ja konseptien tuotanto yhteistyössä Asiakkaan ja tarvittaessa muiden puitetoimittajien kanssa
• Tekstien sisällöntuotanto ja editointi (tutkimusviestintä) ja copywriting (markkinoinnillinen), OSA 2: Monikanavainen mainonta Hankinnan kohteena on perinteinen ja digitaalinen mainonta. Osa-alueeseen valitaan 2 toimittajaa.

Työterveyslaitoksen markkinoinnin ja viestinnän yksikössä on mainontaan syventyneitä osaajia, joiden tehtävänä on toteuttaa tuloksellista mainontaa sosiaalisen median maksettujen alustojen (esimerkiksi LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, Twitter ja TikTok) ja muiden mainosverkostojen (esimerkiksi Sanoma Ads, Google Ads, Strossle, Readpeak) kautta. Tarpeet mainontaan syntyvät muiden hankinnan osien toimittajien, tai asiakkaan suunnitelmien pohjalta.

Kampanjan tavoitteen mukaan mainonta saattaa olla esimerkiksi myyntiin tai liidien keruuseen tähtäävää, tai yhteiskunnallisen vaikuttamisen agendan perille saattamista. Tärkeää on kuitenkin asiakaskeskeisyys ja tuloksellisuus, oli kohderyhmä sitten liiketoiminnallinen tai esimerkiksi tutkimusviestintään painottuva. Mainonnan toteutus saattaa olla pitkän tähtäimen jatkuvaa mainontaa nivoutuen sisältöstrategioihimme, tai kampanjaluonteista.

Toimittajan tulee proaktiivisella otteella toteuttaa sekä suurempia että pienempiä maksetun mainonnan kampanjoita, sekä sparrailla ja tukea yksikkömme mainontaa tekeviä henkilöitä matalalla kynnyksellä. Etsimme aktiivisesti uusia keinoja tavoittaa kohdeyleisömme, joten odotamme toimittajalta vahvaa mainonnan kentän ja sen muutosten ymmärrystä. Mainonnan osalta meille on ensisijaisen tärkeää aktivoida kohdeyleisöä sen sijaan että tavoittelisimme pelkästään näyttökertoja ja klikkejä.

Toimittaja suunnittelee ja toteuttaa vaikuttavaa, tuloksellista, kustannustehokasta ja monikanavaista mainontaa joko muiden hankinnan osien toimittajien, tai asiakkaan suunnitelmien pohjalta. Vastuullinen ja kestävä mainonnan toteuttaminen on keskeistä. Keskeisiä tarpeita ovat muun muassa:
• Kanavariippumaton, strateginen digitaalinen ja perinteinen mainonta (esimerkiksi retargeting, ohjelmallinen ostaminen, kampanjat, jatkuva mainonta, hakukonemarkkinointi, some-mainonta, printtimainonta)
• Hakusanamainonnan ja some-mainonnan sparraus, konsultointi, kanavasuunnittelu ja mainonnan strateginen suunnittelu
• Tulosten ja tehokkuuden mittaaminen ja analysointi, OSA 3: Markkinoinnin automaation strateginen konsultointi ja toteutus Hankinnan kohteena on markkinoinnin automaatiojärjestelmän (Hubspot) hyödyntämisen strateginen konsultointi, suunnittelu ja toteutus. Osa-alueeseen valitaan 1 toimittaja.

Työterveyslaitoksessa on vuodesta 2016 lähtien käytetty Hubspot-järjestelmää. Käytössämme on Hubspot Marketing Hub Enterprise. Meillä on laajat asiakasrekisterit, joita olemme hyödyntäneet erityisesti sähköpostimarkkinoinnissa. Meillä on pienimuotoisia kohderyhmäkohtaisia automaatiopolkuja, mutta systemaattinen hyödyntäminen vielä puuttuu. Viestinnän ja markkinoinnin yksikössä Hubspotin pääkäyttäjiä on kaksi ja monella muulla on perustason osaamista. Meillä on lisäksi yksi Salesforcen pääkäyttäjä, joka työskentelee aktiivisesti Hubspotin ja Salesforcen välillä. Hubspotin ja Salesforcen välinen integraatio on kohtalaisen hyvä, mutta siinä on vielä paljon kehitettävää, sekä teknisesti että strategisesti.

Tarvitsemme markkinoinnin automaation strategisen konsultoinnin toimittajalta osaamista viedä tekemistämme entistä asiakaskeskeisemmäksi ja tuloksekkaammaksi, joka huomioi erilaiset kohderyhmämme ja heidän erilaiset ostopolkunsa vaiheet B2B-liiketoiminnassa. Kumppani tukisi meitä myös Hubspotin integroimisessa osaksi sekä myynnin prosesseja (Salesforce ja myynnin pipeline), että markkinoinnin jatkuvaa tekemistä ja kampanjoita.

Etsimme strategista kumppania, joka ammattitaidolla ja proaktiivisuudella tunnistaa kehityskohteita automaation hyödyntämisessä ja osaa ehdottaa sekä toteuttaa ratkaisuja näihin ongelmiin.

Keskeisiä tarpeita ovat muun muassa:
• Markkinoinnin automaation strateginen konsultointi (esim. markkinoinnin automaation tehokas hyödyntäminen, liidipolkujen rakentaminen, liidien generointi ja jalostaminen, myynnin ja markkinoinnin yhteistyö, segmentointi)
• Tekninen suunnittelu, toteutus ja käyttöönotot (esim. uudet ominaisuudet, integraatiot)
• Kampanjoiden, jalostusohjelmien sekä myynnin ohjelmien suunnittelu ja toteutus markkinoinnin automaatiolla sekä muissa medioissa ja/tai teknisillä alustoilla
• Pohjien (template) suunnittelu, toteutus ja uudistaminen (sähköposti- ja landingpage -pohjat)
• Hubspot- analytiikan mittaamisen ja raportoinnin konsultointi, suunnittelu ja toteutus (esim. liidiprosessin mittaaminen alusta loppuun, ROI analyysit, lead scoring mallit), OSA 4: Markkinoinnin strateginen konsultointi Hankinnan kohteena on Työterveyslaitoksen liiketoiminnan markkinoinnin strateginen konsultointi. Osa-alueeseen valitaan 1 toimittaja.

Odotamme toimittajasta konsultoivaa yhteistyökumppania Työterveyslaitoksen liiketoiminnan markkinointitiimille. Tarpeita voivat olla esimerkiksi:
• B2B-markkinoinnin strateginen konsultointi
• Asiakaskeskeisyyden kehittäminen, joka tuottaa mitattavia tuloksia
• Myynnin ja markkinoinnin yhteistyön kehittäminen
• Sisältö- ja kanavastrategioiden suunnittelu ja implementointi
• Monimutkaisten ja pitkien ostopolkujen hallinta palveluliiketoiminnassa
• Markkinoinnin benchmarking, kilpailija-analyysit ja markkina-analyysit
• Prosessien, toimintojen, toimintamallien, johtamis- ja ohjausmallien, palveluiden ja asiakaskokemuksen kehittäminen markkinoinnin näkökulmasta

Olemme aloittaneet merkittävää muutosta liiketoimintojen markkinoinnin kehittämisessä, joka on laaja ja hitaasti etenevä kokonaisuus. Tämä vaatii ymmärrystä Työterveyslaitoksen yhteiskunnallisesta roolista, monimutkaisesta toimintaympäristöstämme ja eri kohderyhmistämme, jotka risteävät osin myös maksuttoman toimintamme kohderyhmien kanssa. Liiketoiminnan kohderyhmiin kuuluvat muun muassa HR- ja työsuojeluammattilaiset, insinööritoimistot ja työterveyshuollot.

Palveluliiketoiminnassamme ostopolut ovat usein hyvin pitkät ja monimutkaiset. Tämä edellyttää toimittajalta kokemusta vastaavista organisaatioista, joilla on laajat ja toisistaan poikkeavat kohderyhmät erilaisine ostopolkuineen. Toimittajalla on oltava myös kokemusta myynnin ja markkinoinnin yhteistyön kehittämisestä ja ratkaisuista.

Olemme aloittaneet sisältöstrategiatyön, ja tässä tarvitsemme kumppanin apua sen edelleen kehittämisessä tukemaan Työterveyslaitoksen liiketoimintojen strategiaa., OSA 5: Viestinnän strateginen konsultointi Hankinnan kohteena on Työterveyslaitoksen viestinnän ja vaikuttamisen toimenpiteiden ja kehittämisprojektien strateginen konsultointi – ja tarvittaessa kokonaisuuksien tuotanto. Osa-alueeseen valitaan 2 toimittajaa.

Toimittaja toimii konsultoivana yhteistyökumppanina Työterveyslaitoksen viestintätiimille. Tarpeita voivat olla esimerkiksi:

• Päättäjäviestinnän ja yhteiskunnallisen vaikuttamisen konsultointi
• Mediaviestinnän konsultointi
• Tutkimusviestinnän konsultointi
• Viestinnän koulutukset ja yhteiskunnallisen vaikuttamisen koulutukset ja työpajat
• Brändin kehittämisen, maineenhallinnan ja kriisiviestinnän konsultointi
• Sosiaalisen median vaikuttajamarkkinoinnin konsultointi tutkimus- ja työelämäviestinnän näkökulmasta

Toimittajilta ostettavien palveluiden laajuus ja yksityiskohdat ovat riippuvaisia hanke- ja ohjelmarahoitusten toteutumisesta.

Viestinnän strategisen konsultoinnin Toimittajalta odotetaan vahvaa ymmärrystä yhteiskunnallisen päätöksenteon mekanismeista ja tutkimustiedolla vaikuttamisesta. Toimittajalla tulee olla osaamista ja näyttöjä siitä, miten viestinnän ja vuorovaikutuksen keinoin vaikutetaan käyttäytymiseen ja asenteisiin. Konsultoinnin aiheena voi olla esimerkiksi se, miten uusia toimintamalleja levitetään ja juurrutetaan suomalaiseen työelämään ja hyvinvointialueille. Toimittaja tukee Tilaajaa tarvittaessa myös sisältöjen suunnittelussa ja tuotannossa.

Toimittajalta odotetaan näkemystä monenlaisten, haastavienkin, kohderyhmien tavoittamisesta muuttuvassa mediaympäristössä ja sidosryhmä- ja päättäjäverkostoissa. Olennaista on sekä mediatoimijoiden että sosiaalisen median vaikuttajamarkkinoinnin kentän tunteminen ja näkemys niiden hyödyntämisestä työelämä- ja tutkimusviestintään.

Toinen konsultoinnin osa-alue on Työterveyslaitoksen henkilöstön viestintä- ja vaikuttamisosaamisen kasvattaminen. Toimittajalta odotetaan kokemusta innostavien koulutusten ja esimerkiksi sidosryhmätyöpajojen vetämisestä joko etänä, läsnä tai hybridinä. Koulutuksissa on tärkeää pystyä räätälöimään sisällöt sopimaan yhteen Työterveyslaitoksen olemassa oleviin käytäntöihin. Koulutukset voivat koskea yhteiskunnallisen vaikuttamisen lisäksi esimerkiksi kriisiviestintää, työyhteisöviestintää tai vastuullisuusviestintää.,

Työvuorosuunnittelun järjestelmä Tämän hankinnan kohteena on Lapin Hyvinvointialueen (jäljempänä ”Lapha”) työvuorosuunnittelun järjestelmä (myöhemmin myös ”järjestelmä” ja ”ratkaisu”), sisältäen käyttöönottoprojektin, ohjelmistopalvelun sisältäen käyttöoikeudet sekä asiantuntijapalvelut.

Hankinnan tavoitteena on hankkia koko Lapin hyvinvointialueen tarpeita vastaava työvuorosuunnittelun järjestelmä, joka sisältää seuraavat toiminnallisuudet:

- Työvuorosuunnitelman tekeminen ja hyväksyntä
- Työvuorosuunnitelman julkaisu ja viestintä
- Muutosten hallinta
- Työajan kirjaaminen, seuranta, hallinnointi ja hyväksyminen
- Toteumatiedon siirtyminen palkkahallintoon

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.,

Rahoitusjärjestelmän hankinta Hankinnan kohteena on Lahden kaupungille (Tilaajalle) rahoitusjärjestelmä valmisohjelmistona (SaaS-palvelu), joka on tarkoitettu ensisijaisesti lainojen, antolainojen, johdannaissopimusten, vakuuksien hallintaan, ja toissijaisesti takauksien ja rahamarkkinasijoitusten hallintaan. Jäljempänä hankinnan kohteena olevaan rahoitusjärjestelmään viitataan myös termillä ”Järjestelmä”.

Hankinnan kohde sisältää seuraavat palvelut:

- Rahoitusjärjestelmä SaaS-palveluna kattaen kaikki vaatimusten mukaiset ominaisuudet ja toiminnot
- Hankinnan kohteena olevan Järjestelmän käyttöönottoprojektin
- Rahoitusjärjestelmän jatkuvat tuki- ja ylläpitopalvelut kattaen toimitetun SaaS-palvelun ja siihen tehtyjen sovitusten ylläpidon sekä liittyvät tukipalvelut vaatimusten mukaisina
- Täydentävät sopimuskauden asiantuntijapalvelut esim. järjestelmän jatkokehitys ja sovitusten muutokset

Hankittavalla järjestelmällä Tilaajan tulee olla mahdollista ylläpitää ensisijaisesti laina-, johdannais-, ja vakuussopimuksia, ja toissijaisesti takaus- ja rahamarkkinasijoitussopimuksia, näiden sopimusten tietoja ja tapahtumahistoriaa. Rahoitusjärjestelmällä tuotetaan myös em. sopimuksien tapahtumista kirjanpitoaineistoa, raportteja sekä antolainojen ja takausprovisioiden osalta laskutusaineistoa myyntireskontraan.

Hankintaa on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteissä.,