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Gegenstand der Beschaffung ist ein integriertes Geschäfts-
und Personalmanagementsystem einschließlich
Softwarebereitstellung im Software-as-a-Service-Modell (SaaS),
Cloudbetrieb, Implementierungsleistungen sowie
Application-Management-Services (AMS) zur Abbildung der
personalwirtschaftlichen, beamtenversorgungsrechtlichen,
finanzwirtschaftlichen und administrativen Prozesse des Auftraggebers.

Die Beschaffung umfasst die Bereitstellung und den Betrieb der
Standardsoftware einschließlich Herstellerwartung und Support (Los 1)
sowie die Implementierungs-, Migrations-, Schulungs-, Unterstützungs-
und Application-Management-Leistungen (Los 2).

Mit der Beschaffung des Systems verfolgt die ausschreibende Stelle das
übergeordnete Ziel, ihre administrativen, personalwirtschaftlichen und
finanzbezogenen Kernprozesse vollständig digitalisiert, standardisiert
und auf eine zukunftssichere technische Grundlage zu stellen. Das
System soll die Effizienz der Verwaltungsabläufe steigern, die
Datenqualität und Nachvollziehbarkeit erhöhen, die Rechtssicherheit stärken
und die Steuerungs- und Entscheidungsfähigkeit der Organisation verbessern.
Die derzeitige Systemlandschaft ist geprägt durch heterogene Einzellösungen,
eingeschränkte Integrationsfähigkeit und einen hohen Anteil manueller
Bearbeitungsschritte. Dies führt zu redundanten Daten, einem erhöhten
Fehlerpotenzial und einer erschwerten revisionssicheren Nachvollziehbarkeit
von Prozessen. Vor diesem Hintergrund ist die Einführung eines modernen,
integrierten Systems erforderlich, das sämtliche Kernprozesse der Verwaltung
auf einer konsistenten, durchgängigen und skalierbaren Plattform abbildet.

Die Zielsetzung der Beschaffung lässt sich wie folgt konkretisieren:
a) Sicherer Betrieb in einer kontrollierten Umgebung: Durch die Bereitstellung
des integrierten Geschäfts- und Personalmanagementsystems in einer
Private-Cloud-Infrastruktur werden mandantenisolierte, geschützte und
DSGVO-konforme Datenverarbeitungsprozesse gewährleistet. Dies umfasst
insbesondere die sichere Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die
Einhaltung relevanter gesetzlicher Vorgaben wie BDSG und LDSG RLP.
b) Zukunftsfähige, integrierte Prozesse: Einheitliche digitale Abläufe über alle
Kernbereiche der Verwaltung – einschließlich Personal, Beamtenversorgung,
Finanzen und Controlling – ermöglichen eine durchgängige, transparente und
standardisierte Prozessgestaltung. Die systemübergreifende Konsistenz der
Daten schafft eine belastbare Grundlage für operative und strategische
Entscheidungen.
c) Reduzierung manueller Aufwände: Standardisierte Workflows, automatisierte
Routinetätigkeiten und integrierte Reporting- und Analysefunktionen entlasten
Mitarbeitende, reduzieren Fehlerpotenziale und schaffen Kapazitäten für
wertschöpfende Aufgaben. Gleichzeitig wird eine faktenbasierte Steuerung
durch konsistente, aktuelle und qualitätsgesicherte Daten ermöglicht.
d) Rechtssicherheit und Compliance: Es bildet alle relevanten rechtlichen
Vorgaben ab, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Rechnungswesen,
Haushalts- und Beamtenrecht. Revisionssichere Dokumentation,
nachvollziehbare Prüf- und Genehmigungsprozesse sowie standardisierte
Prüfschritte gewährleisten die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
e) Skalierbarkeit und Flexibilität: Die Private-Cloud-Umgebung erlaubt eine
flexible Anpassung an steigende Datenmengen, wachsende Nutzerzahlen
und zukünftige organisatorische Anforderungen. Dadurch wird das System
zukunftssicher, erweiterbar und leistungsfähig für die langfristige
Unterstützung der Verwaltungsprozesse.

Durch die Implementierung eines integrierten Geschäfts- und
Personalmanagementsystem in der Private Cloud entsteht somit eine integrierte,
standardisierte und revisionssichere digitale Infrastruktur, welche die
Grundlage für die kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung der
Kernprozesse der Verwaltung bildet. Das System ermöglicht eine effiziente,
transparente und rechtskonforme Abbildung aller relevanten Vorgänge,
reduziert redundante Prozesse und steigert die Steuerungsfähigkeit auf
allen Ebenen der Organisation.