CPV-koodi: Henkilöstö- ja palkanlaskentapalvelut

HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena on kunnan ulkoistetut talous- ja palkkahallinnon palvelut sisältäen sekä palvelutuotannon että tarvittavat tietojärjestelmät.

Valittava palveluntuottaja vastaa kunnan taloushallinnon kokonaisuudesta, johon sisältyvät kirjanpito, tilinpäätöksen ja talousarvion valmisteluun osallistuminen, lakisääteinen talousraportointi mukaan lukien kuntatietoraportointi, ALV-raportointi ja veroilmoitukset, taloussuunnittelu, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne sekä muistiotositteiden vieminen kirjanpitoon.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut kattavat palkanlaskennan kunnan eri sopimusaloille (KVTES, OVTES, TS), henkilöstötietojen ylläpidon, palvelusaikalaskennan, poissaolojen ja tulojen ilmoittamisen tulorekisteriin ja Kelaan, sekä matka- ja kululaskujen ja luottamustoimipalkkioiden maksatuksen.

Kunnassa on arvoilta noin 250 työntekijää, joiden palkanlaskenta tulee hoitaa kuukausittain. Hankittava kokonaisuus kattaa ainoastaan kunnan palvelut, ei esimerkiksi kunnan tytäryhtiöitä.

Nykyiset käytössä olevat järjestelmät ovat taloussuunnittelussa FPM, talousraportoinnissa Sarastia365 BI, ostolaskuissa Dooap, myyntilaskutuksessa Sarastia365 TalousApp ja muistiotositteissa Sarastia365 MuistioApp, sekä henkilöstöhallinnossa Populus 25.2.0. Palveluntuottajalla tulee olla lisäksi kyvykkyys järjestelmäintegraatioihin mm. Myyntilaskutuksen osalta eri toimialojen yleisesti käytössä olevista laskutusjärjestelmistä esimerkiksi varhaiskasvatuksen, vesilaitoksen ja rakennus- ja lupavalvonnan osalta.

Hankinnan yhteydessä kartoitetaan mahdollisuus korvata nykyiset taloussuunnittelu- ja HR-järjestelmät tarkoituksenmukaisemmilla ratkaisuilla. Hankintaan voi sisältyä optioita, kuten talous- ja henkilöstöhallinnon pysyvästi säilytettävien asiakirjojen sähköinen arkistointi hankintayksikön omaan arkistoon sekä HRjärjestelmän rajapintaratkaisut kolmansien osapuolien järjestelmiin, kuten työterveyshuoltoon tai henkilöstöetupalveluihin.

SOPIMUSKAUSI

Sopimuskausi on viisi (5) vuotta. Hankintayksiköllä on oikeus jatkaa sopimuksen voimassaoloa kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella.

HANKINNAN LAAJUUS

Hankinnan vuosiarvo on aiempien toteumien perusteella ollut noin 280 000–330 000 euroa (alv 0 %).

ILMOITTAUTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN

Kiinnostuneita tarjoajia pyydetään ilmoittautumaan markkinakartoitukseen täyttämällä forms-kysely 20.4.2026 klo 12.00 mennessä osoitteessa https://forms.cloud.microsoft/e/2wSrXSgP2e. Tarjoajia pyydetään huomioimaan, että markkinakartoitukseen ei voi ilmoittautua Tarjouspalvelun kautta.

Kela suunnittelee korvaavansa nykyisen SAP ERP -ympäristöön perustuvan HR-palvelukokonaisuuden. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on mm. muodostaa ajantasainen kokonaiskuva markkinoilla olevista vaihtoehdoista sekä kerätä toimittajilta näkemyksiä hankinnan sisällön, toteutusmallin ja sopimusehtojen valmisteluun.

Hankinta kohdistuu alustavasti seuraaviin ohjelmistoihin ja niihin liittyviin palveluihin:

1. HR-järjestelmä
HR-järjestelmän tulee tukea vähintään seuraavia osa-alueita:
- HR-masterdata (organisaatiotietojen hallinta, henkilötietojen hallinta, työsuhteiden sekä palkan perusteiden hallinta)
- Osaamisen hallinta (osaamisen johtaminen, osaamisprofiili, oppiminen ja uudistuminen)
- Koulutuksenhallinta (koulutukset ja muut tilaisuudet)
- Jatkuva valmennuskeskustelu / kehityskeskustelut
- Palkkakeskustelu
- Onboarding: perehdytys
- Offboarding: työsuhteen päättäminen
- Ajanhallinta: lomat ja poissaolot
- HR-analytiikka ja raportointi

2. Palkanlaskentajärjestelmä
- Verkkopalkkalaskelmien välityspalvelu

3. Työajanhallintajärjestelmä
Työajanhallintaratkaisun tulee sisältää vähintään:
- Työajan leimaus
- Työajan raportointi (työajan kohdentaminen toiminnoille ja projekteille)
- Mahdollinen jaksotyön työvuorosuunnittelu (alustava tarve)

Ratkaisun toimittamiseen liittyy alustavasti seuraavia vaatimuksia:
- Ratkaisun tulee täyttää Kelan asettamat toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset
- Toimitus- ja käyttöönottoprojekti, jossa vetovastuu on toimittajalla
- Tarvittavat integraatiototeutukset muihin järjestelmiin
- Tarvittavat konversio- ja migraatiototeutukset
- Tarvittavat koulutukset ja dokumentaatio
- Mahdollisesti erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut (mm. järjestelmän kehittäminen ja konsultointi)

Käyttäjämäärä:
Järjestelmän käyttäjiä Kelassa on arviolta noin 8 500 henkilöä.

Markkinavuoropuhelun tavoitteena on mm:
- muodostaa objektiivinen ja kattava kuva markkinoilla olevista ratkaisuista ja toteutusmalleista
- saada palautetta hankinnan kohteen ja palvelukokonaisuuden sisällöstä
- kerätä näkemyksiä sopimusehdoista
- saada tietoa hinnoista ja hinnoitteluperusteista

Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun:
Kela pyytää kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan ja toimittamaan lyhyen alustavan esityksen ratkaisustaan (1-3). Markkinavuoropuhelua voidaan käydä myös Teams-keskusteluina.

Ilmoittautumiset pyydetään lähettämään sähköpostitse:
- Osoite: it.tarjouskilpailut@kela.fi
- Viestin aihe: HR-järjestelmä, ilmoittautuminen (1-3)
- Sisältö: yrityksen virallinen nimi sekä yhteyshenkilön sähköpostiosoite
- Määräaika: 21.4.2026.

Toivomme erityisesti näkemyksiä seuraavista teemoista:
- Kuvaus siitä, miten ehdotettu järjestelmäkokonaisuus vastaa Kelan tarpeisiin
- Käyttöoikeuksien hallinta, tietoturva sekä tietosuoja
- Asiakaskohtainen testiympäristö ja siihen liittyvä hinnoittelu
- Integraatiot muihin järjestelmiin (periaatteet, teknologiat, rajapinnat)
- Käytettävyyttä tukevat ratkaisut

Toimitettavan materiaalin odotetaan sisältävän vähintään:
- perustiedot järjestelmästä ja arkkitehtuurista
- kuvaus tuesta ja ylläpidosta
- kehitysnäkymä / roadmap
- tietoturva- ja tietosuojakäytännöt (mm. roolitus, lokitus, auditointi, tietojen sijainti)

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua ja kutsu osallistua markkinavuoropuheluun.

Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy on julkisomisteinen palveluyhtiö, joka tuottaa laadukkaita ateria-, puhtaus- ja logistiikkapalveluita omistajilleen. Yhtiön omistajia ovat Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sekä Joensuun, Kiteen ja Nurmeksen kaupungit ja Heinäveden, Ilomantsin, Tohmajärven ja Liperin kunnat. Polkka toimii koko Pohjois-Karjalan maakunnan alueella, ja hallinto sijaitsee Joensuussa. Yhtiössä työskentelee yhteensä noin 800 työntekijää. Polkka tukee toiminnallaan alueen asukkaiden arkea ja hyvinvointia tarjoamalla luotettavia ja tehokkaita tukipalveluita.

Polkka suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä niihin liittyvä järjestelmäkokonaisuus. Hankinnan kohteeseen sisältyvät talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojekti, käyttöoikeudet, tuki- ja ylläpitopalvelut, erikseen tilattavat täydentävät asiantuntijapalvelut ja lisähankintamahdollisuudet.

Polkan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut on ulkoistettu tällä hetkellä Meidän IT ja Talous Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä, jotka ovat keskeisiltä osiltaan taloushallinnassa Raindance, MRDP, Rondo ja UDP sekä henkilöstöhallinnossa Populus, Titania, Timecon ja RegWeb .

Hankinta sisältää alustavasti seuraavat toiminnot ja ylätason toiminnallisuudet:

Taloushallinto
- Pääkäyttäjäpalvelu
- Perustiedot
- Ostolaskut ja ostoreskontra
- Myyntilaskutus ja myyntireskontra
- Kirjanpito ja tilinpäätös
- Maksuliikenne
- Raportointi ja tilastointi
- Taloussuunnittelu ja budjetointi
- Kassanhallinta
- Rahoituksen hallinta
- Sisäinen laskenta
- Käyttöomaisuus
- Sähköinen arkistointi

Henkilöstöhallinto
- Pääkäyttäjäpalvelu
- Henkilö- ja palvelussuhteen elinkaaren hallinta, HRM
- Palkanlaskenta, palkkaus ja palkitseminen
- Työvuorosuunnittelu
- Työajan hallinta
- Matkanhallinta
- Työkyky ja -hyvinvointi sekä työterveys
- Edistynyt raportointi
- Henkilöstö suorituksen ja osaamisen kehittäminen, HRD
- Rekrytointi
- Sähköinen allekirjoitus
- Sähköinen arkistointi

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankinnan alustava aikataulu on seuraava:
- Markkinavuoropuhelukierrokset 3-5/2026
- Kilpailutus 5-8/2026
- Käyttöönottoprojekti 8-12/2026

Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneilla ja hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus vastata hankintayksikön esittämiin ennakkokysymyksiin, osallistua tuleviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin sekä kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja teknisessä vuoropuhelussa.

Markkinavuoropuhelun seuraavassa vaiheessa tullaan järjestämään viisi erillistä markkinavuoropuhelutilaisuutta Teamsin välityksellä. Markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään seuraavissa ajankohdissa:
- maanantaina 13.4. klo 8-15 välillä
- tiistaina 14.4. klo 12-16 välillä
- perjantaina 17.4. klo 10-16 välillä

Mikäli markkinavuoropuheluun ilmoittautuu enemmän kuin viisi hankinnasta kiinnostunutta toimijaa, toimijat valitaan markkinavuoropuhelutilaisuuksiin ennakkokysymysten vastausten perusteella.

Markkinavuoropuheluun osallistuvia toimijoita pyydetään ilmoittautumaan, antamaan vastaukset ennakkokysymyksiin sekä toimittamaan pyydetyt lisätiedot 7.4.2026 klo 12 mennessä osoitteeseen: tuomas.vepsa@joensuu.fi. Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun: Tahe-hankinta”. Ilmoittautumisessa tulee olla seuraavat tiedot:
- Osallistuvan yrityksen nimi
- Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Vastaukset ennakkokysymyksiin
- Tarjotun järjestelmän tai järjestelmien nimet
- Tarjotun järjestelmän tai järjestelmien ratkaisukuvaukset

Tilaisuudet järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä. Lähetämme kaikille tilaisuuteen valituille erillisen kutsun Teams-kokoukseen.

Markkinakartoitusilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Markkinakartoitusilmoituksessa esitetyt tiedot ovat alustavia, sitomattomia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja.

Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuhelussa annetut tiedot eivät sido osapuolia. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta korvausta. Markkinavuoropuheluun osallistuvien toimijoiden antamia tietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä markkinavuoropuheluun osallistuvien toimijoiden nimiä tai muita tietoja julkaista.