CPV-koodi: Taloushalllinto-ohjelmistojen kehittämispalvelut

HANKINNAN KOHDE

Hankinnan tavoitteena oli Kiekun tietovaraston jakopalkkalaskennan ja taloushallinnon tietomallien ja laskentojen tekninen uudistaminen ja tietovaraston saattaminen valmiiksi kehittyneempään versioon siirtymistä (BW4/HANA) varten.

Hankinnan kohdetta oli kuvattu tarkemmin osallistumispyynnön liitteessä 1 Hankekuvaus sekä lopullisessa tarjouspyynnössä.

SOPIMUSKAUSI

Hankinnan suunniteltu sopimuskausi on kaksi (2) vuotta.

HANKINNAN LAAJUUS

Hankinnan arvioitu laajuus oli noin 500-700 henkilötyöpäivää (htp).

Hankinnan kohteena on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut ja niitä tukevat järjestelmät tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyn mukaisesti.

Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteessä 1 "Hankinnan kohteen kuvaus".

Haemme ratkaisua korvaamaan nykyisen Intime -taloushallinnon järjestelmämme. Tarvitsemme ratkaisun kirjanpitoon, sekä myynti- ja ostoreskontraan.

Pankkitilejä on päivittäiseen maksuliikenteeseen yksi tili OP-pankissa ja yksi tili Danske Bankissa.

Budjetointiin ja raportointiin (johdon talousraportointi) käytämme Accuna -ohjelmistoa ja toiveenamme on käyttää tätä jatkossakin.

Ostolaskujen käsittelyyn käytämme Basware Invoice ready -ohjelmistoa, jota voimme käyttää jatkossakin, mutta optiona voimme harkita ohjelman vaihtoa.

Maksuliikenteessä käytössämme on Nomentia, jota voimme käyttää jatkossakin, mutta optiona voimme harkita ohjelman vaihtoa.

Käyttöomaisuuskirjanpidossa käytössämme on Wintime Asset, jota voimme käyttää jatkossakin, mutta optiona voimme harkita ohjelman vaihtoa.

Konsernitilinpäätös on meillä tehty excel -laskennan avulla, jota voimme käyttää jatkossakin, mutta optiona voimme harkita konsernilaskentaan tarkoitettuun ohjelmaan vaihtoa.

Nykyisen taloushallinnon tietojärjestelmän käyttäjämäärä on 11. Erillisen myyntilaskutusohjelman käyttäjämäärä on 8.

Taloushallinnon järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä 1.1.2027 alkaen. Toimittaja rytmittää käyttöönottoprojektin tähän sopivaksi. Vuoden 2026 tilinpäätös voidaan tarvittaessa tehdä nykyisessä Intime -järjestelmässä, jonka jälkeen järjestelmän käyttö päättyy. Aikataulua voidaan kuitenkin tilaajan pyynnöstä siirtää myöhemmäksi.

Tarjousten pisteytyksessä painotetaan laatua ja hintaa niin, että pisteytyksessä laadun merkitys on 50 prosenttia ja hinnan 50 prosenttia. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi (1) toimittaja.

Sopimus olisi toistaiseksi voimassaoleva ja sidotaan JIT 2025 sopimusehtoihin.

Toivomme lisäksi, että tarjoaja esittää kuvauksen käyttöönottoprojektin (käyttöönoton projektinhallinta, käyttöoikeuksien määrittely, laskentatunnisteiden, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, pääkäyttäjien koulutus, järjestelmän käyttöohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (migraatio)) aikataulusta, resurssitarpeesta sekä tarjoajan että tilaajan osalta sekä esittää suunnitelman koulutuksesta.

Tuusulan kunta (myöhemmin myös hankintayksikkö tai tilaaja) pyytää osallistumishakemuksia kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutettavaan talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ja tietojärjestelmien hankintaan.

Tuusulan kunta kilpailuttaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukokonaisuutta sekä palveluiden tuottamiseen tarvittavia tietojärjestelmiä SaaS-palveluna. Hankinnan kohteena on kokonaispalvelu, joka alustavasti koostuu seuraavista komponenteista, joista neuvotellaan kilpailullisen neuvottelumenettelyn aikana:

-Taloushallinnon palvelut
-Henkilöstö- ja palkkahallinnon palvelut
-Taloushallinnon tietojärjestelmät (voi muodostua täysin erillisistä integroiduista moduuleista, yhdestä kokonaisjärjestelmästä tai näiden kahden yhdistelmästä)
-Henkilöstö- ja palkkahallinnon tietojärjestelmät (voi muodostua täysin erillisistä integroiduista moduuleista, yhdestä kokonaisjärjestelmästä tai näiden kahden yhdistelmästä)
-Palveluiden ja tietojärjestelmien käyttöönotto ja sovitus Tuusulan kunnalle
-Tietojärjestelmien ylläpitopalvelut
-Palveluiden ja tietojärjestelmien jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut

Tarkempi kuvaus hankinnasta on nähtävissä osallistumispyynnön Liitteellä 1, Hankinnan kohde ja hankekuvaus.

Hankinnassa tavoitellaan innovatiivista, laadukasta ja luotettavaa palveluntarjoajaa sekä modernia ja tehokasta järjestelmäkokonaisuutta SaaS-palveluna, jossa on automaatiota ja tekoälypohjaisia toiminnallisuuksia. Uusien palveluiden ja järjestelmien käyttöönotolla halutaan vähentää virheiden määrää ja saavuttaa työaikasäästöjä. Tuusulan kunnan keskeisenä hankinnan tavoitteena on tuottavuuden kasvu. Lisäksi tavoitteena on parantaa datan laatua ja sitä kautta raportointia ja tiedolla johtamista. Käyttäjille järjestelmien odotetaan olevan nykyistä käytettävämpiä ja paremmin ohjaavia.

Ehdokkaita valitaan mukaan neuvotteluihin kolme (3) kappaletta.

Hankintayksikkö valitsee lopulliseen tarjouspyyntöön jätettävien tarjousten perusteella yhden toimittajan.

Hankinnassa sopimuskausi tulee olemaan toistaiseksi voimassa oleva.