CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

Metsähallituksen kirjanpitojärjestelmä SaaS-palveluna Hankinnan kohde ja hankintamenettely: Hankinnan kohteena on Metsähallituskonsernin kirjanpitojärjestelmä. Hankinta kattaa järjestelmän toteutuksen ja käyttöönoton, jatkuvan ohjelmistopalvelun ja sen vaatimat käyttöoikeudet, järjestelmän jatkuvan tuen ja ylläpidon, järjestelmän jatkokehityksen sekä muut järjestelmän käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Kirjanpitojärjestelmä hankitaan Metsähallitukselle pilvipohjaisena SaaS-ratkaisuna.

Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta.

Hankittava kokonaisuus ja yleiset tavoitteet:

Tavoitteena on hankkia moderni, toiminnallisuuksiltaan monipuolinen kirjanpitojärjestelmä, joka tukee tehokasta ja reaaliaikaista kirjanpitoa konserniympäristössä. Hankinnan tavoitteena on parantaa Metsähallituskonsernin taloushallinnon tehokkuutta ja läpinäkyvyyttä sekä lisätä automaatiota. Hankittava kirjanpitojärjestelmä mahdollistaa ajantasaisen raportoinnin ja analytiikan hyödyntämisen. Järjestelmässä on mahdollista arkistoida kirjanpidon tositeaineisto sähköisessä muodossa.
SaaS-pohjaisen ohjelmistopalvelun hankinnalla tavoitellaan Metsähallituksen tarpeisiin konfiguroitavaa valmisohjelmistoihin perustuvaa järjestelmää. Räätälöintiä pyritään välttämään. Järjestelmä integroidaan Metsähallituksen muihin järjestelmäpalveluihin.

Hankittavan kirjanpitojärjestelmän on täytettävä kulloinkin voimassa olevat Suomen kirjanpito-, vero- ja yhtiölainsäädännön sekä kirjanpitokäytännön vaatimukset. Järjestelmässä oleva tietosisältö on oltava vapaasti Metsähallituksen käytössä ja se kuuluu Metsähallitukselle rajoituksetta.

Hankittava kirjanpitojärjestelmä sisältää seuraavat osa-alueet:
- Pääkirjanpito
- Ostoreskontra ja myyntireskontra
- Myyntilaskutus
- MDM keskitetty liikekumppanirekisteri
- Tositteiden käsittely ja arkistointi
- Käyttöomaisuuskirjanpito
- Projektikirjanpito
- Konsernikirjanpidon toiminnot sisältäen konserniallokaatiot
- Tilinpäätöstoiminnot
- ALV- ja viranomaisraportointi
- Integraatiot muihin järjestelmiin (esim. myyntijärjestelmät, ostolaskujärjestelmät, palkanlaskenta, maksuliikenne, käyttöomaisuuden alakirjanpito maa- ja vesiomaisuus, matkalaskujärjestelmä, Data-alusta, operaattorit).,

Konsernitilinpäätösjärjestelmän hankinta Helsingin kaupunki hankkii järjestelmän konsernitilinpäätöstä ja konsernilaskennan raportointia varten. Järjestelmän on tuettava ensisijaisesti kuntakonsernin tilinpäätöstä ja siihen liittyvää raportointia. Hankinta korvaa nykyisen useita manuaalisia vaiheita sisältävän toimintavan järjestelmällä, jossa manuaalista työtä on mahdollista korvata automaatiolla. Hankinta korvaa myös toimintatavan, jossa samaan prosessiin liittyviä tietoja tallennetaan, käsitellään ja arkistoidaan eri tavoin eri järjestelmissä. Uusi kokonaisratkaisu on käyttäjälähtöinen ja tietojen käsittely nykyistä toimintatapaa tarkoituksenmukaisempi ja tehokkaampi.

Ratkaisun toteutustapa on ensisijaisesti Helsingin kaupungin vaatimukset täyttävä mahdollisimman vähän sovitusta vaativa kokonaispalvelu valmisohjelmistolla, joka sisältää tarvittavan tietojärjestämän oheispalveluluineen. Ratkaisu toteutetaan kokonaispalveluna ja valmisohjelmistolla ja se sisältää kaikki tarvittavat käyttöoikeudet ja lisenssit. Ratkaisu täyttää EU:n tietoturva-asetuksen ja muun tietosuojaa koskevat lainsäädännön vaatimukset ja palvelu tulee toteuttaa SaaS-mallilla (sovelluspalveluna), jossa järjestelmä on kokonaisuudessaan toimittajan ylläpitämä.

Ratkaisuun kuuluu järjestelmän lisäksi sen ylläpitoon ja tukeen liittyviä asiantuntijapalveluita. Jatkuvaan palveluun kuuluvat asiantuntijapalvelut sisältyvät jatkuvan palvelun kuukausiveloitukseen. Jatkuvan palvelun kuukausiveloitukseen sisältyvien palvelujen lisäksi Tilaajalla on mahdollisuus tilata Toimittajalta erikseen tilattavia töitä, jotka hyväksytään muutoshallinnan kautta. Erikseen tilattava muutostyö ja kehitystyö hinnoitellaan hintaliitteen henkilötyöpäivähintojen mukaisesti.

Sopimus on voimassa määräaikaisena siihen saakka, kunnes sopimuksen kohdan 4.3 (6) mukaisesta käyttöönottohetkestä on kulunut kaksi (2) vuotta, ja jatkuu sen jälkeen toistaiseksi voimassa olevana irtisanomisehdoin.

Hankinta on kuvattu tarkemmin tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä.

Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.,