CPV-koodi: Ohjelmatuotteet ja tietojärjestelmät

HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena on henkilöstönhallinnon -tietojärjestelmän toimitus SaaS-palveluna, johon sisältyy palvelun käyttöönottoprojektin toteutus, palveluun liittyvät ylläpitopalvelu ja jatkokehitystyö tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyn mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteissä 1 Hankinnan kohteen kuvaus_HRJ ja 1.1 Vaatimusluettelo_HRJ.

Hankinnassa on vapaaehtoisia optioita, optiot ja niiden hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 16 Optiot_HRJ.

SOPIMUSKAUSI

Määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.
Tavoite on että sopimus tulee voimaan tammikuussa 2026, jolloin käynnistyy käyttöönottoprojekti.

VALINTAPERUSTE JA TOIMITTAJAVALINTA
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjoajan tulee jättää tarjouksessa yksikköhinnat/palvelukohtaiset hinnat kaikkiin pyydettyihin kohtiin arvonlisäverottomana. Tarjoukset tullaan vertailemaan yksikköhintojen/palvelukohtaisten hintojen yhteenlasketuilla kokonaisvertailuhinnoilla. Tarjousten vertailu on avattu tarkemmin tämän Tarjouspyynnön kohdissa Hankinnan kohteen kriteerit ja "Muut tiedot - Päätöksenteon perusteet".
Valitaan yksi (1) toimittaja.

Hankinnan kohteena oli asiakkuudenhallintajärjestelmän hankinnan toimittamis-, kehittämis- ja
ylläpitopalvelut Vantaan kaupungille tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti.

Hankinnan kohde oli kuvattu tarkemmin tarjouspyynnön liitteessä 2 Kohteen kuvaus ja liitteessä 3 Vaatimusmäärittely ja sen alaliitteissä.

Hankinnalla haettiin valmisratkaisua, joka konfiguroidaan Tilaajan tarpeiden mukaisesti. Kilpailutuksella valittiin yksi (1) Toimittaja. Sopimuskausi on määräaikaisena voimassa kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Hankintaan sisältyy seuraavat kokonaisuudet, joita kaikkia oli tarjottava

Järjestelmätoimittajan vastuulla tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti:
- Ratkaisun vaiheittainen käyttöönotto/toimitus
- Ylläpito- ja tukipalvelut Ratkaisun Asiakaskohtaiselle sovitukselle
- Kehittämispalvelut
- Vaatimusmäärittelyn (liite 3) Option 3.9 OP1 toteutus ja jatkuvat palvelut

Ohjelmistopalvelutoimittajan vastuulla tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti (OPTIO):
- Valmisohjelmiston Saas-palvelu ja käyttöoikeudet (lisenssit)

Selvyyden vuoksi todetaan, että Järjestelmätoimittaja ja Ohjelmistopalvelutoimittaja voivat olla sama tai eri yritys.

Tilaaja varaa oikeuden ostaa Optiona Ratkaisun lisenssit Ohjelmistopalvelusopimuksen mukaisesti. Mikäli Tilaaja päättää ostaa lisenssit tämän tarjouskilpailun voittaneelta, tehdään Toimittajan kanssa liitteen 1.3 mukainen sopimus.

Selvyyden vuoksi todetaan lisäksi, että mikäli Järjestelmätoimittaja ja Ohjelmistopalvelutoimittaja ovat sama yritys, ottaa Tilaaja Option käyttöön ja tekee valitun Toimittajan kanssa liitteen 1.3 mukaisen sopimuksen.

Tilaaja päättää Optioiden käyttöönotosta optiokohtaisesti erikseen.

HANKINNAN KOHDE

Hankinnan kohteena on palkanlaskenta-tietojärjestelmän toimitus SaaS-palveluna, johon sisältyy palvelun käyttöönottoprojektin toteutus, palveluun liittyvät ylläpitopalvelu ja jatkokehitystyö tarjouspyynnössä ja sen liitteissä määritellyn mukaisesti. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä, erityisesti liitteissä 1 Hankinnan kohteen kuvaus_PLJ ja 1.1 Vaatimusluettelo_PLJ.

Hankinnassa on vapaaehtoisia optioita, optiot ja niiden hinnoittelu on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 16 Optiot_PLJ.

SOPIMUSKAUSI

Määräaikainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, jonka jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassaolevana.
Tavoite on että sopimus tulee voimaan tammikuussa 2026, jolloin käynnistyy käyttöönottoprojekti.

VALINTAPERUSTE JA TOIMITTAJAVALINTA
Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinta-laatusuhteeltaan paras. Tarjoajan tulee jättää tarjouksessa yksikköhinnat/palvelukohtaiset hinnat kaikkiin pyydettyihin kohtiin arvonlisäverottomana. Tarjoukset tullaan vertailemaan yksikköhintojen/palvelukohtaisten hintojen yhteenlasketuilla kokonaisvertailuhinnoilla. Tarjousten vertailu on avattu tarkemmin tämän Tarjouspyynnön kohdissa Hankinnan kohteen kriteerit ja "Muut tiedot - Päätöksenteon perusteet".
Valitaan yksi (1) toimittaja.

The University needs one or multiple information systems to support teaching planning and facility processes. In this context, teaching planning refers to a whole which includes
• Curriculum design (every four years)
• Teaching programme design (every academic year)
• Timetabling (including facility booking, every academic year)

The system is also able to also support the design and establishment of degree programmes.

The information system or systems offered must cover all of these areas and integrations within offered System entity.

The University has used a timetabling and facility booking system for more than 10 years. Timetables drawn up annually include information on exact teaching schedules as well as the teachers and facilities assigned to teaching. In addition, University staff and external customers can book the University’s teaching facilities for other purposes (e.g., meetings and conferences).

Timetabling is largely reliant on the automated timetable generation enabled by the current system. Currently, we schedule over 200,000 hours of teaching per academic year in our timetabling system, with over 150,000 hours of room bookings in over 400 facilities. The timetabling is carried out by over 100 timetabling officers (usually education coordinators) and a four-person admin team.

Timetable planning currently relies heavily on the automatic timetable generation functionality provided by the existing system. With this acquisition, the University of Helsinki aims to implement a unified system that supports several interlinked processes and helps harmonize these processes across the institution.

The procurement includes the following components
• Deployment project for the Cloud Services
• All necessary licenses to run the Cloud Service for four (4) years
• Maintenance and Support Services, for four (4) years

It must be possible to integrate the information system or systems with other University systems, such as the Sisu student information system. The results of the completed curricula, teaching programmes and timetables, are presented to students and staff in Sisu.

Please refer to the attached process descriptions and requirements excels for further details.