Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastietojärjestelmää täydentävän ohjelmistokehityksen ja ylläpidon hankinta

Hankinnassa on kyse ohjelmistokehitys- ja ylläpitopalveluiden hankinnasta koskien varhaiskasvatuksen
ja esiopetuksen asiakastietojärjestelmää täydentäviä työkaluja.
Ohjelmistokehitys- ja ylläpitopalvelun toimittaa Codemen Oy.
Ohjelmistokehityksen arvioidaan kestävän syyskuulle saakka ja ylläpitopalveluiden kevääseen 2027.
Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 185 000 euroa.

Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala käyttää var
haiskasvatuksessa ja esiopetuksessa asiakastietojärjestelmää, jonka
käyttöliittymää ja toimintoja järjestelmäntoimittaja parhaillaan uudistaa.
Toimittaja on toukokuussa 2026 ilmoittanut, että hankintayksikölle kriittiset esiopetustoiminnallisuudet
eivät valmistu tarvittavassa aikataulussa.

Esiopetuksen kokonaisuuden tarvitsema digitaalinen tuki sekä hallin
nalle, asiakkaille että prosessien läpiviennille on välttämätön. Toiminnallisuudet on
toteutettava pakollisessa aikataulussa, jotta teknisten
ratkaisujen ja prosessien yhteentoimivuus asiakastietojärjestelmän
kanssa kyetään varmistamaan sekä testaamaan ja asiakkaat ohjeistamaan
esiopetusprosessin mukaisessa aikataulussa. Hankintayksikkö ei
pysty itsestään riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä
johtuen kilpailuttamaan hankintaa hankintalain mukaisesti niin, että toiminnallisuudet
olisivat valmiita syyskuun loppuun mennessä.

Toimialalla on käytössä asiakastietojärjestelmää täydentäviä työkaluja,
jotka on integroitu em. järjestelmään. Työkalut sisältävät osin esiopetuksen
kokonaisuudessa tarvittavia tietoja ja tuen. Esiopetuksen edellyttämät
toiminnallisuudet, joita asiakastietojärjestelmän järjestelmätoimittaja
ei pysty toimittamaan vaaditussa aikataulussa, on tarkoituksenmukaista
hankkia samalta toimittajalta, joka on toteuttanut täydentävät
työkalut ja ylläpitää niitä. Toimittajan eli Codemen Oy:n kanssa tehty
voimassa oleva sopimus perustuu puitesopimukselle, joka ei mahdollista
enää uuden toiminnallisuuden tilaamista eikä hankittavan toiminnallisuuden
lisäämistä voimassa olevan ylläpitosopimuksen piiriin.

Hankintayksikkö valmistelee parhaillaan asiakastietojärjestelmää täydentävien
työkalujen ylläpidon (sis. pienkehitys) kilpailuttamista. Tavoitteena on, että
kilpailutuksella valittu toimittaja ottaa vastuulleen järjestelmän
ylläpidon ja sen mahdollisesti tarvitseman pienkehityksen
kevään 2027 aikana.

Suorahankinnan perusteena on, että sopimuksen tekeminen on
ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa
hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä
aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi (hankintalaki 40 § 2 momentti
4 kohta).