Zakup i wdrożenie wraz z integracją oraz utrzymaniem systemu informatycznego klasy EZD w Biurze KRRiT

1 Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie wraz z integracją oraz utrzymaniem Systemu klasy EZD w Biurze KRRiT, tj.:
1) wykonanie przez Wykonawcę dzieła polegającego na kompleksowej dostawie i wdrożeniu Systemu EOSID 2.0 w ramach zamówienia podstawowego, zawierającego moduły, których wymagania funkcjonalne zostały opisane w arkuszu modułów części podstawowej Systemu klasy EZD - arkusz 1, stanowiącym Załącznik nr 1 do OPZ, stanowiącego Załącznik nr 12 do SWZ, tj:
a) Poczta przychodząca
b) Poczta wychodząca
c) Pisma przychodzące
d) Pisma wewnętrzne
e) Pisma wychodzące
f) Fiszki (mechanizm akceptacji pisma przez wielu użytkowników)
g) Obsługa spraw
h) Obsługa zastępstw (za pomocą urlopów lub bezpośredniego wskazania)
i) Pracownicy
j) Digitalizacja
k) Kontrahenci
l) Podpis elektroniczny
m) Integracja z e-Doręczenia
n) Integracja z ePUAP
o) Szablony
p) Archiwizacja
q) Skład chronologiczny (rejestracja tego, czego nie można zarchiwizować np. książka, pendrive itp)
r) Panel administracyjny
s) Notatki
Wszystkie wymagania określone w dokumentach wskazanych powyżej (m.in. w arkuszu części podstawowej (Załącznik nr 1 do OPZ)) jako funkcjonalności „obligatoryjne”, stanowią wymagania minimalne. Na potwierdzenie spełniania wymagań minimalnych przez zaoferowane rozwiązanie, Wykonawca złoży wraz z ofertą, wypełniony przez siebie arkusz, będący Załącznikiem nr 1 do Formularza oferty – Funkcjonalności oferowanego systemu klasy EZD. Niespełnienie ww. wymagań minimalnych będzie skutkować odrzuceniem oferty jako niezgodnej z warunkami zamówienia na podstawie art. 226 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp.
2) zapewnienie Zamawiającemu przez Wykonawcę w ramach zamówienia podstawowego:
a) licencji na korzystanie z Systemu EOSID 2.0 w zakresie oraz na zasadach opisanych szczegółowo w Załączniku nr 1 do SWZ (Projektowane Postanowienia Umowy (dalej PPU) wraz z załącznikami),
b) 36 miesięcznej gwarancji na dostarczone oprogramowanie standardowe System EOSID 2.0 liczonej od dnia podpisania Protokołu Odbioru Końcowego, zgodnie z zapisami PPU,
c) Utrzymania i obsługi technicznej Systemu EOSID 2.0 po Wdrożeniu Systemu przez okres 36 miesięcy liczony od dnia uruchomienia produkcyjnego systemu,
3) świadczenie przez Wykonawcę w ramach realizacji Prawa opcji na warunkach określonych w Załączniku nr 1 do SWZ (PPU wraz z załącznikami) prac rozwojowych przez okres 36 miesięcy, polegających na wdrożeniu modułów dziedzinowych, których wymagania funkcjonalne zostały opisane w arkuszu modułów dziedzinowych objętych prawem opcji, rozszerzających funkcjonalność Systemu klasy EZD - arkusz 2, stanowiącym Załącznik nr 2 do OPZ, stanowiącego Załącznik nr 12 do SWZ, tj::
a) Moduł 1 – Proces koncesyjny
• 1a – Koncesje: Rejestr koncesji, decyzji, częstotliwości, wniosków, baza kapitałowa
• 1b – Rejestr programów rozprowadzanych: Operatorzy/nadawcy, programy, opłaty koncesyjne
• 1c – Zgłoszenia VOD/VSP: Rejestr usług, generowanie wykazów, sprawozdania
b) Moduł 2 – Plan pracy KRRiT
• Organizacja posiedzeń członków KRRiT
• Gromadzenie pism na spotkania
• Gromadzenie uchwał członków
• Przechowywanie protokołów
c) Moduł 3 – Monitoring rynku audiowizualnego
• Rejestr wniosków i skarg
• Monitoring rynku audiowizualnego
• Monitoring rynku usług medialnych
d) Moduł 4 – Abonamenty
• Pakowanie spraw do wymiany informacji z Pocztą Polską
• Wyliczanie stawek, odsetek i rat opłat abonamentowych
• Przygotowywanie odpowiedzi do Abonentów (szablony)
• Raportowanie decyzji abonamentowych (ilościowo i kwotowo)
e) Moduł 5 – Rejestr umów i faktur
• Rejestr umów
• Nadzór nad realizacją umów i rozliczaniem faktur
• Rejestr faktur z opisem
• Nadzór nad płatnościami
f) Moduł 6 – Uproszczony HR
• Urlopy: wnioski urlopowe, wnioski pracy zdalnej, (akceptacja, kalendarz)
• Rejestr Szkoleń: planowanie, rozliczanie, ankiety
• Rejestr rekrutacji: zapotrzebowanie, baza kandydatów, rezultat rekrutacji
g) Migracja danych
Migracji danych do Systemu EOSiD 2.0 z dotychczas eksploatowanego przez Zamawiającego Systemu klasy EZD(EOSiD 1.0), w których zawarte są dane, którymi zasilony ma być System EOSiD 2.0;
Oraz ewentualny rozwój modułów wytworzonych w ramach realizacji zamówienia
Do modułu 1 wymagane będzie stworzenie serwera, który będzie publikował w Internecie powyższe rejestry i wykazy, a także udostępniał formularze zgłoszeniowe usług i sprawozdań. Formularze mogą być też wykorzystane w innych modułach, np. module 3 – rejestr wniosków i skarg.
Wdrożenie każdego modułu będzie składało się z:
• sprawdzenia zgodności Analizy Przedwdrożeniowej danego modułu,
• wdrożenia modułu w Systemie EOSiD 2.0
• przeszkolenie pracowników Biura KRRiT z obsługi Systemu EOSiD 2.0 wdrożonego w ramach realizacji zamówienia podstawowego i wdrożonego modułu Systemu EOSiD
• aktualizacja dokumentacji Systemu EOSiD 2.0 o wdrożony moduł.
2 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia, opis wymagań Zamawiającego w zakresie realizacji oraz warunki i sposób jego wykonania zawarte są w Załączniku nr 12 do SWZ oraz PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ.
3 Zamówienie objęte prawem opcji polega na: wdrożeniu dodatkowych modułów systemu, nieujętych w zamówieniu podstawowym, a dedykowanych Zamawiającemu, o których mowa w OPZ a także w zakresie realizacji, rozwoju modułów wdrożonych w ramach realizacji zamówienia i migracji danych na warunkach i sposobie jego wykonania zawartych w PPU stanowiących Załącznik nr 1 do SWZ. Prawo opcji obejmuje wyłącznie moduły i funkcjonalności opisane w Arkuszu nr 2 do OPZ. Prawo opcji nie obejmuje wprowadzania nowych kategorii funkcjonalnych ani zmiany charakteru zamówienia. Maksymalna wartość zamówień realizowanych w ramach prawa opcji nie przekroczy wyliczonej przez Wykonawcę, zgodnie zasadami wskazanymi w Tabeli nr 2 Formularza Oferty, stanowiącego Załącznik nr 2 do SWZ. Procedura zlecania prawa opcji odbywa się na zasadach opisanych w Załączniku nr 6 do PPU.