HR -hankepäällikköpalvelun hankinta

Turun kaupungilla on käynnissä HR -järjestelmän uusinnan projekti, johon Turun kaupunki on kilpailuttanut keväällä 2024 HR -hankepäällikköpalvelun (dnro 3265-2024).

Hankepäällikköön liittyvä hankintasopimus allekirjoitettiin Jubiler Oy:n kanssa kesäkuussa 2024. Hankepäällikön tehtävinä on avustaa HR-järjestelmän kilpailutuksen valmistelussa ja HR-järjestelmän käyttöönotossa. HR-järjestelmän kilpailutus jouduttiin keskeyttämään ja aloittamaan alusta uudelleen, jonka takia hankinta viivästyi alkuperäisestä aikataulustaan ja käyttöönottoprojekti alkoi 10 kuukautta suunniteltua myöhemmin.

HR -järjestelmän käyttöönottoprojektissa on kohdattu haasteita, jotka ovat vaikuttaneet projektin aikatauluun. Alkuperäisen projektisuunnitelman mukaan käyttöönoton piti olla huhtikuussa 2026, mutta teknisistä ja osin myös resurssihaasteista johtuen projektin käyttöönotto ja samalla projektin päättäminen on uuden suunnitelman mukaisesti syyskuussa 2026.

Jubiler Oy:n hankepäällikkö tuntee hyvin hankittavan kokonaisuuden ja hänellä on kattavat taustatiedot toimia käyttöönottoprojektin vetovastuullisena hankepäällikkönä eli alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät ole sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtaminen tai hankinnan uudelleen kilpailuttaminen tässä vaiheessa muiden palveluntuottajien kesken uutena hankintana uuden HR-järjestelmän käyttöönottoprojektin ajaksi ei ole mahdollista teknisistä syistä sen takia, että nykyisellä sopimuskumppanilla on HR-järjestelmähankinnan valmistelun perusteella sellaiset tekniset tiedot, joiden perusteella se on tällä hetkellä ainoa sopimuskumppani, joka pystyy suorittamaan lisäpalveluja ilman, että siitä aiheutuisi merkittävää haittaa Turun kaupungille.

Taloudellisista syistä sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista, koska uudelleen kilpailutus viivästyttäisi koko uuden HR-järjestelmän käyttöönottoprojektia, joka on Turun kaupungille suuri ja merkittävä kuluerä. Sopimuskumppanin vaihtaminen ja uudelleen kilpailutus aiheuttaisi lisäksi merkittävää haittaa Turun kaupungille, koska tämä tarkoittaisi koko uuden HR -järjestelmän, joka on yksi kriittisimmistä projekteista ottaen huomioon palvelun luonteen, viivästymistä uudelleen ja kustannusten päällekkäistä syntymistä muiden projektiin kuuluvien tahojen viivästymisen perusteella hankittavien lisäpalvelujen takia. Lisäksi, jos sopimuskumppani vaihdettaisiin tässä vaiheessa projektia, aiheuttaisi se lisäkustannuksia uuden hankepäällikön perehdyttämisen vuoksi sekä merkittävää haittaa, kun uudella hankepäälliköllä ei ole samankaltaista taustatietoa HR-järjestelmähankinnasta kuin nykyisellä hankepäälliköllä.

Em. perustein Jubiler Oy:n kanssa solmittua alkuperäistä hankintasopimusta on tarpeen muuttaa julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan, koska alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen ja sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja se aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä Turun kaupungille.

Sopimuksen jatkaminen.