Ostamisen ja ostolaskujen käsittelyn järjestelmäratkaisu

Hankinnan kohteena on ostamisen ja ostolaskujen käsittelyn järjestelmä. Ostamisen ja ostolaskujen käsittelyn järjestelmän tulee tukea Tampereen kaupungin tilauksesta maksuun -prosessia ja toimia keskeisenä välineenä prosessin ohjauksessa, sopimusten hyödyntämisessä, talouden seurannassa sekä hankintatiedon tuottamisessa. Järjestelmän rooli olisi mahdollistaa läpinäkyvät, jäljitettävät ja tiedolla johdetut hankintaprosessit sekä keventää manuaalista työtä ostamisen ja ostolaskujen käsittelyn eri vaiheissa. Järjestelmän tulee varmistaa, että ostot ohjautuvat oikeisiin sopimuksiin ja toimittajille sekä tilausten hyväksyntä, tiliöinti ja seuranta tapahtuvat yhdenmukaisesti. Ostolaskujen käsittely kattaa ostolaskujen sähköisen vastaanoton, kohdistamisen, asiatarkastuksen, hyväksynnän ja tiliöinnin sekä laskujen seurannan koko käsittelyprosessin ajan. Järjestelmän tulee tukea sekä tilauksellisten että tilauksettomien ostolaskujen käsittelyä, mahdollistaa automaation ja sääntöpohjaisen ohjauksen hyödyntäminen sekä varmistaa laskujen käsittelyn oikeellisuus, ajantasaisuus ja yhdenmukaisuus. Ostolaskujen käsittelyn tulee integroitua saumattomasti ostamiseen, sopimuksiin ja talouden seurantaan siten, että laskuihin liittyvä tieto on hyödynnettävissä raportoinnissa ja tiedolla johtamisessa.

Ostamisen järjestelmän keskeiset tavoitteet ovat:

1. Tiedolla johtamista, läpinäkyvyyttä ja avointa dataa vahvistava ostaminen: Järjestelmä tuottaa rakenteista ja vertailukelpoista hankintatietoa ja mahdollistaa läpinäkyvän sekä jäljitettävän tilauksesta maksuun prosessin, joka on hyödynnettävissä kaupungin ja kansallisen tason raportoinnissa ja analytiikassa.

2. Prosessin tehostaminen ja manuaalisen työn vähentäminen: Moderni ostojärjestelmä automatisoi toistuvia työvaiheita, keventää tilausten ja ostolaskujen käsittelyä ja varmistaa yhdenmukaiset toimintatavat, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa prosessin kokonaistehokkuutta.

3. Ostotilausasteen kasvattaminen ja sopimusohjautuva ostaminen: Järjestelmä ohjaa ostot kilpailutettuihin sopimuksiin ja varmistaa, että ostotilausta käytetään systemaattisesti kaikissa hankinnoissa, tukien tavoitetta nostaa kaupungin ostotilausaste 90 %:iin.

4. Prosessin oikeellisuus ja ohjeiden noudattaminen: Järjestelmä varmistaa hankintalainsäädännön sekä kaupungin hankinta ja tilaamisohjeiden noudattamisen, huolehtii talousarvion ja määrärahojen ennakkovalvonnasta sekä vahvistaa koko prosessin yhdenmukaisuutta ja oikeellisuutta.

TEKNINEN VUOROPUHELU

Hankintayksikkö haluaa toteuttaa hankinnasta teknisen vuoropuhelun kahdessa osassa:
1. 22-4-8.5 järjestelmän toiminnalliset ja ei-toiminnalliset vaatimukset
2. 27.5.-18.6 järjestelmän vaatimukset ja sopimusehdot

Hankintayksikkö haluaa teknisessä vuoropuhelussa varmentua markkinoilla olevista ratkaisuista ja omista vaatimuksistaan.

Mikäli teillä olisi tarjota ostamisen ja ostolaskujen käsittelyjen järjestelmäratkaisu ilmoittaudu 30.4. mennessä tekniseen vuoropuheluun osoitteeseen hankinnat@tampere.fi. Viestin otsikoksi voi laittaa "Ilmoittautuminen tekniseen vuoropuheluun/ ostamisen ja ostolaskujen käsittelyn hankinta". Toimitamme materiaalit ja niihin liittyvän tarkemman infon paluuviestillä.