Software zur Verwaltung und Dokumentation von Humanmilch nach SoHo-Verordnung

1. Zielsetzung
Im Rahmen dieser Markterkundung werden geeignete Softwarelösungen zur digitalen Verwaltung und Nachverfolgung von Humanmilchprozessen (Eigenmilch und gespendete Frauenmilch) in einer klinischen Umgebung gesucht. Ziel ist ein System zur vollständigen, revisionssicheren Abbildung aller Prozesse unter Berücksichtigung der Anforderungen der SoHo-Verordnung, mit Fokus auf Patientensicherheit, Rückverfolgbarkeit und Prozessautomatisierung.
2. Allgemeine Anforderungen
Die Software muss eine durchgängige digitale Dokumentation und Rückverfolgbarkeit gewährleisten; Schnittstellen zu SAP sowie Copra 5/6 bereitstellen; Workflows und Benachrichtigungen automatisieren; Etikettendruck und Scanprozesse integrieren; sowie rollenbasierte Zugriffe ermöglichen.
3. Eigenmilch („Mother’s Own Milk“)
Die Software soll die Erfassung der Mütter auf Station mit SAP-Anbindung ermöglichen, eine eindeutige Mutter-ID vergeben, den CMV-Status erfassen inklusive Aufklärung und Einwilligung, die abgepumpte Milchmenge dokumentieren, Etiketten durch Personal oder Mutter erstellen, den Lagerort und Bestand nachverfolgen sowie automatische Hinweise für CMV-Inaktivierung (Tag 7 und 32+0 SSW) geben. Daten zu den Kindern wie Name, Geburtsdatum, Schwangerschaftswoche und Gewicht sollen automatisch aus SAP oder Copra übernommen werden.
4. Verarbeitung Eigenmilch
CMV-inaktivierte Milch soll tageweise gepoolt, flaschenweise in Chargen vergeben, etikettiert, Inaktivierung dokumentiert und Kühlvorgänge sowie Lagerorte vermerkt werden. Zentrifugierte Milch soll analog verarbeitet werden, inklusive Dokumentation von Dauer und Umdrehungen, Kennzeichnung als entrahmt, Zuordnung von Analysen und Lagerung.
5. Verabreichung
Die Software soll die Zuordnung von Milchchargen zu Kindern ermöglichen, Schnittstellen zu Copra 5/6 bieten, Teilmengen per Scan erfassen und Abrufe dokumentieren.
6. Chargenmanagement
Die Software muss Chargen automatisch generieren, basierend auf Mutter-ID, Schwangerschaftswoche, Kalenderwoche der Geburt, Kalenderwoche der Milchgewinnung und Verarbeitungsart (roh oder pasteurisiert). Farbkennzeichnungen nach Schwangerschaftswoche sollen automatisch angepasst werden, ebenso die Dokumentation des Verarbeitungstags.
7. Frauenmilchbank
Potenzielle Spenderinnen sollen automatisch identifiziert werden (z. B. >600 ml/Tag), digitale Aufklärungs- und Anamneseformulare mit Signatur ausfüllen können, und eine Spenderinnen-ID erhalten. Schnittstellen zu SAP, Copra und Labor (z. B. ix.serv) sollen Laborbefunde automatisch übernehmen. Die Software soll Freigaben durch Fachpersonal, Bewertung der Befunde und Kennzeichnung von Pasteurisierungspflichten ermöglichen.
8. Gespendete Milch
Die Software soll Milchmenge, Datum, Uhrzeit, Kalenderwoche, Temperatur, mikrobiologische Proben und Lagerorte erfassen.
9. Verarbeitung gespendeter Milch
Rohmilch soll tageweise gepoolt, in Chargen vergeben und bis Freigabe gelagert werden. Pasteurisierte Milch soll mit Dokumentation von Pasteurisierung, Kühlung und Lagerung verarbeitet werden. CMV-inaktivierte Milch soll Pooling, Inaktivierung, Kühlung und Freigabe dokumentieren. Zentrifugierte Milch wird analog Eigenmilch verarbeitet, ggf. mit zusätzlicher Pasteurisierung.
10. Nicht freigegebene Milch
Die Software soll Maßnahmen wie Verwerfen, Nachpasteurisierung, Schulung der Spenderin und erneute Proben dokumentieren.
11. Ausgabe
Die Software soll die Zuordnung von Chargen zu Stationen und einzelnen Kindern ermöglichen und Teilmengen per Scan erfassen.
12. Zusammenfassung
Gesucht wird eine integrierte Softwarelösung zur sicheren, automatisierten Verwaltung von Humanmilchprozessen mit vollständiger Rückverfolgbarkeit, hoher Systemintegration und Benutzerfreundlichkeit.
13. Teilnahme an der Markterkundung
Interessierte Unternehmen werden gebeten, ihre Teilnahme sowie Informationen zur Lösung bis spätestens 15.05.2026 per E-Mail an vergabestelle@klinikum-stuttgart.de zu übermitteln. Die Markterkundung dient ausschließlich der Vorbereitung eines möglichen Vergabeverfahrens. Ein Anspruch auf Durchführung besteht nicht.