Kutsu markkinavuoropuheluun: Talous- ja henkilöstöhallinnon kokonaispalveluiden hankinta Polkka – Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy:lle

Tämä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua ja kutsu osallistua markkinavuoropuheluun.

Polkka - Pohjois-Karjalan tukipalvelut oy on julkisomisteinen palveluyhtiö, joka tuottaa laadukkaita ateria-, puhtaus- ja logistiikkapalveluita omistajilleen. Yhtiön omistajia ovat Pohjois-Karjalan hyvinvointialue sekä Joensuun, Kiteen ja Nurmeksen kaupungit ja Heinäveden, Ilomantsin, Tohmajärven ja Liperin kunnat. Polkka toimii koko Pohjois-Karjalan maakunnan alueella, ja hallinto sijaitsee Joensuussa. Yhtiössä työskentelee yhteensä noin 800 työntekijää. Polkka tukee toiminnallaan alueen asukkaiden arkea ja hyvinvointia tarjoamalla luotettavia ja tehokkaita tukipalveluita.

Polkka suunnittelee kilpailutusta, jossa hankinnan kohteena on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä niihin liittyvä järjestelmäkokonaisuus. Hankinnan kohteeseen sisältyvät talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä järjestelmäkokonaisuuden käyttöönottoprojekti, käyttöoikeudet, tuki- ja ylläpitopalvelut, erikseen tilattavat täydentävät asiantuntijapalvelut ja lisähankintamahdollisuudet.

Polkan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut on ulkoistettu tällä hetkellä Meidän IT ja Talous Oy:lle. Palvelut hoidetaan palveluntuottajan hallinnoimissa järjestelmissä, jotka ovat keskeisiltä osiltaan taloushallinnassa Raindance, MRDP, Rondo ja UDP sekä henkilöstöhallinnossa Populus, Titania, Timecon ja RegWeb .

Hankinta sisältää alustavasti seuraavat toiminnot ja ylätason toiminnallisuudet:

Taloushallinto
- Pääkäyttäjäpalvelu
- Perustiedot
- Ostolaskut ja ostoreskontra
- Myyntilaskutus ja myyntireskontra
- Kirjanpito ja tilinpäätös
- Maksuliikenne
- Raportointi ja tilastointi
- Taloussuunnittelu ja budjetointi
- Kassanhallinta
- Rahoituksen hallinta
- Sisäinen laskenta
- Käyttöomaisuus
- Sähköinen arkistointi

Henkilöstöhallinto
- Pääkäyttäjäpalvelu
- Henkilö- ja palvelussuhteen elinkaaren hallinta, HRM
- Palkanlaskenta, palkkaus ja palkitseminen
- Työvuorosuunnittelu
- Työajan hallinta
- Matkanhallinta
- Työkyky ja -hyvinvointi sekä työterveys
- Edistynyt raportointi
- Henkilöstö suorituksen ja osaamisen kehittäminen, HRD
- Rekrytointi
- Sähköinen allekirjoitus
- Sähköinen arkistointi

Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä. Hankinnan alustava aikataulu on seuraava:
- Markkinavuoropuhelukierrokset 3-5/2026
- Kilpailutus 5-8/2026
- Käyttöönottoprojekti 8-12/2026

Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneilla ja hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus vastata hankintayksikön esittämiin ennakkokysymyksiin, osallistua tuleviin markkinavuoropuhelutilaisuuksiin sekä kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja teknisessä vuoropuhelussa.

Markkinavuoropuhelun seuraavassa vaiheessa tullaan järjestämään viisi erillistä markkinavuoropuhelutilaisuutta Teamsin välityksellä. Markkinavuoropuhelutilaisuudet järjestetään seuraavissa ajankohdissa:
- maanantaina 13.4. klo 8-15 välillä
- tiistaina 14.4. klo 12-16 välillä
- perjantaina 17.4. klo 10-16 välillä

Mikäli markkinavuoropuheluun ilmoittautuu enemmän kuin viisi hankinnasta kiinnostunutta toimijaa, toimijat valitaan markkinavuoropuhelutilaisuuksiin ennakkokysymysten vastausten perusteella.

Markkinavuoropuheluun osallistuvia toimijoita pyydetään ilmoittautumaan, antamaan vastaukset ennakkokysymyksiin sekä toimittamaan pyydetyt lisätiedot 7.4.2026 klo 12 mennessä osoitteeseen: tuomas.vepsa@joensuu.fi. Ilmoittautuminen tulee otsikoida seuraavasti: “Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun: Tahe-hankinta”. Ilmoittautumisessa tulee olla seuraavat tiedot:
- Osallistuvan yrityksen nimi
- Yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- Vastaukset ennakkokysymyksiin
- Tarjotun järjestelmän tai järjestelmien nimet
- Tarjotun järjestelmän tai järjestelmien ratkaisukuvaukset

Tilaisuudet järjestetään Microsoft Teamsin välityksellä. Lähetämme kaikille tilaisuuteen valituille erillisen kutsun Teams-kokoukseen.

Markkinakartoitusilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista tarjouskilpailua. Markkinakartoitusilmoituksessa esitetyt tiedot ovat alustavia, sitomattomia ja suuntaa-antavia ennakkotietoja.

Markkinavuoropuhelukutsuun vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Markkinavuoropuhelussa annetut tiedot eivät sido osapuolia. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta korvausta. Markkinavuoropuheluun osallistuvien toimijoiden antamia tietoja käsitellään luottamuksellisesti, eikä markkinavuoropuheluun osallistuvien toimijoiden nimiä tai muita tietoja julkaista.