Tietopyyntö / Kutsu Markkinavuoropuheluun – Asianhallintajärjestelmän sähköinen arkisto TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS, EIKÄ TARJOUSPYYNTÖ, VAAN TIETOPYYNTÖ / KUTSU MARKKINAVUOROPUHELUUN.
Kutsu Markkinavuoropuheluun
Pohjois-Karjalan hankintatoimi järjestää keskustelutilaisuuden Joensuun kaupungille Innofactorin Dynasty 10.5 -asianhallintajärjestelmän kylkeen hankittavan sähköisen arkiston kilpailutuksesta. Markkinavuoropuhelussa haluamme keskustella toimittajien teknisistä ratkaisuista, integraatiomahdollisuuksista sekä siitä, miten järjestelmänne vastaa laajoihin säilytys- ja metatietovaatimuksiin. Vuoropuhelun tuloksia hyödynnetään tulevan hankinnan määrittelyssä.
Arkistoratkaisun tulee tukea vähintään seuraavia tietosisältöjä:
• asian ja asiakirjojen metatiedot
• käsittelytiedot esim. asiankäsittelyssä lisätyt kommentit
• asianosais- ja jakelutiedot
• asiakirjojen versiohistoria
• tiedot sähköisistä allekirjoituksista.
Tietoturva ja tietosuoja:
• lokitiedot ja tapahtumahistoria
• säilytysaikojen ja seulontatietojen hallinta
• yhteentoimivuusrajapinnat ja dokumentaatiot tulee olla saatavilla
• tietojen eheys-, saatavuus- ja luottamuksensuojan varmistaminen
• rooli- ja käyttöoikeusperusteinen pääsy tietoihin
• ratkaisun tulee täyttää EU:n ja Suomen tietosuojalainsäädännön vaatimukset.
Käyttöominaisuudet:
• tehokkaat hakutoiminnot ja metatietohaku
• käyttäjille selkeä ja saavutettava käyttöliittymä
• mahdollisuus asiakirjojen esikatseluun ja viranomaiskäyttöön soveltuvaan näyttöön
• tuki massasiirroille ja -poistoille hallitusti.
Tekninen toteutus:
• rajapinnat (esim. REST/JSON, XML, OData)
• tuki API-pohjaiselle integraatiolle Dynasty 10.5:n kanssa
• skaalautuva ja ympäristöriippumaton arkkitehtuuri (pilvi/ hybridi/ on-premises)
• palvelinten sijainti EU/ETA-alueelle
• selkeä tekninen dokumentaatio ja rajapintakuvaukset
• varautuminen pitkäaikaissäilytykseen (formaatit, migraatiot esim. SAPA-siirrot, kokonaisuuksien eheys).
Raportointi ja analytiikka:
• Vakiomuotoiset raportit (esim. säilytysajat, seulonnat, luovutukset, loki)
• Mahdollisuus räätälöityihin raportteihin
• Rajapinnat analytiikkaratkaisuihin.
Tarjoajan on mahdollista varata yrityskohtainen markkinavuoropuhelukeskustelu tilaajatahon ja Pohjois-Karjalan hankintatoimen kanssa, jossa yritykselle varataan mahdollisuus esittää erillisessä tapaamisessa näkemyksiään ja kommenttejaan tulevan kilpailutuksen osalta.
Markkinavuoropuhelutilaisuudessa esitellään tulevan hankinnan tarkoitus ja tavoitteet sekä yleisesti hankintaprosessi aikatauluineen. Lisäksi tilaajatahot esittäytyvät lyhyesti. Tilaisuudessa on mahdollisuus esittää kysymyksiä ja ehdotuksia.
Asioita, joihin toivotaan kommentteja/ehdotuksia:
- Tarjoajien näkemyksiä em. ominaisuuksiin
- Tarjoajien mahdolliset aiemmat hyvät/huonot kokemukset vastaavasta kilpailutusprosessista tai sopimuskaudesta?
- Riittävä referenssivaatimustaso?
- Palvelujen ehdotettu sisältö?
- Muuta?
Yrityskohtainen markkinavuoropuhelukeskustelu
Yrityksille varataan mahdollisuus esittää erillisessä tapaamisessa näkemyksiään ja kommenttejaan tulevan kilpailutuksen osalta ma 30.03.2026 klo 12.00 - 16.00 välillä ja ke 08.04.2026 klo 8.00 - 12.00 välillä. Yritys voi varata itselleen 60 min ajan kyseisen päivän ja aikataulun osalta, jonka aikana yritys voi esittää omia näkemyksiään ja kommenttejaan. Erilliseen tilaisuuteen pyydämme ilmoittautumaan lähettämällä vahvistuksen tilaisuuteen osallistumisesta osoitteeseen hankinta@jns.fi pe 27.03.2026 klo 12.00 mennessä.
Tilaaja vahvistaa tilaisuuteen osallistumisen osallistumishalukkuutensa ilmoittaneille. Tilaisuus tullaan järjestämään Microsoft Teams -työkalua hyödyntäen. Lähetämme kaikille tilaisuuteen ilmoittautuneille erillisen kutsun Teams -kokoukseen.
Kommentteja ja toteutusehdotuksia voi esittää 09.04.2026 klo 11.30 saakka Tarjouspalvelu.fi -portaalin välityksellä kohdassa "Kysymykset ja vastaukset" tai kohdassa "Tietopyynnön vastauksen lähetys" 09.04.2026 klo 12.00 saakkamennessä lataamalla palveluun erillinen liitedokumentti. Mikäli palveluun ladataan erillinen liite, tulee painaa myös kohdasta "Lähetä vastaus tietopyyntöön".,