IV Applicatie on premise voor uitvoering Werk & Inkomen middels procedure van vrijwillige transparantie

1. Aanleiding

Gemeente Lingewaard is bezig met de aanbestedingen van de applicaties voor de uitvoering van de werkstromen in het sociaal domein. Dat doen we onder meer om de rechtmatigheid van de contracten goed te regelen en een hogere kwaliteit in de uitvoering te bereiken. Op dit moment heeft Lingewaard een on-premise all-in-one oplossing voor WMO, Jeugd, Werk en Inkomen. Bij het vormgeven van de aanbestedingsstrategie hebben we gemerkt dat de markt van all-in-one applicaties momenteel nog niet volledig de ontwikkeling heeft doorgemaakt die we voor ogen hebben. De all-in-one leveranciers zijn op dit moment nog druk bezig met hun roadmaps om verbeteringen te realiseren. Het huidige speelveld biedt nog relatief weinig kansen. Echter we verwachten dat deze markt zich in de komende drie jaar aanzienlijk zal veranderen. En tot die tijd willen we onze strategie heroverwegen.

Voor WMO en Jeugd zijn relatief meer leverancier op de markt actief en dat biedt ons meer zekerheden voor een succesvolle verwerving van de benodigde applicatie. Daarom hebben we gekozen voor de strategie om voor de werkstromen WMO en Jeugd in 2026 separaat van Werk & Inkomen een aanbesteding te starten om een applicatie met de beste kwaliteit/prijs binnen de kaders van onze architectuur te verwerven. Dat zal een overeenkomst zijn met een implementatiedatum van 1 januari 2027.
Voor de werkstromen Werk & Inkomen (participatiewet in brede zin) tot en met 2028 wil Lingewaard blijven bij de huidige situatie die bestaat uit de applicatie Civision Samenleving in een on premise configuratie die wordt gehost in haar eigen datacenter. Dat betekent dat we in de toekomst de applicatie voor Werk & Inkomen opnieuw op de vrije markt gaan verwerven voor een overeenkomst vanaf 2029. Voor de tijdelijke overbrugging in het kader van de gekozen aanbestedingsstrategie willen we voor de werkstromen Werk & Inkomen een onderhandse overeenkomst voor de periode 2027 tot en met 2028 aangaan met PinkRoccade. De eis is daarbij dat het dient te gaan om een on premise configuratie die wordt gehost door ons eigen datacenter.

2. Huidige situatie
• Overeenkomst: looptijd tot en met 31 december 2026.
De huidige leverancier is bereid om voor de huidige on premise configuratie onderhands een contract voor twee jaar aan te bieden om de in de motivatie genoemde periode tot en met 2028 te overbruggen. Om de geplande aanbestedingsstrategie te realiseren is de gemeente voornemens van deze mogelijkheid gebruik te maken.
Voor de periode na 2028 zal in de komende jaren een nieuwe aanbesteding in de markt worden gezet.
3. Afweging aanbesteding
Een tussentijdse aanbesteding van een on premise configuratie voor 2 jaar wordt niet doelmatig geacht.
De gemeente acht deze aanpak proportioneel, doelmatig en rechtmatig.
4. Raming overeenkomst
De raming van de beoogde overeenkomst van 2 jaar is € 200.000,-
5. Conclusie
Door het aanhouden van de on premise configuratie van de backoffice applicatie voor Werk & Inkomen bereikt de gemeente de volgende beoogde doelen:
• Een rechtmatige verwerving van een contract voor een tijdelijke overbruggingssituatie
• Kan voor de periode na 2028 een passende propositie worden verworven
• Wordt een onnodige aanbestedingslast voor inschrijver vermeden;

6. Voorgenomen besluit
• De gemeente is voornemens een overeenkomst met de huidige leverancier te sluiten voor twee jaar, van 1 januari 2027 tot en met 31 december 2028.
• De geraamde waarde van de overeenkomst bedraagt € 200.000,- (excl. btw).

Let Op! Deze aankondiging wordt enkel gebruikt om de voorgenomen procedurekeuze vooraf bekend te stellen aan de markt teneinde belanghebbenden in de gelegenheid te stellen om eventuele bezwaren kenbaar te maken. Indien belanghebbenden, ondanks bijgevoegde motivering, bezwaar wensen aan te tekenen tegen bovengenoemd voornemen, dienen zij binnen een termijn van 20 kalenderdagen na publicatie van deze aankondiging een met reden omkleed bezwaar tegen de voortzetting van deze procedure in te dienen. Hiervoor kunt u gebruik maken van het e-mailadres zoals vermeld in de contactgegevens. De gemeente Lingewaard neemt een eventueel bezwaar mee in zijn afweging. Indien er gedurende deze termijn geen bezwaar kenbaar is gemaakt, vervallen de rechten van ondernemingen om nog op te komen tegen de voorgenomen procedure. Beroepsprocedure: Precieze aanduiding van de termijn(en) voor beroepsprocedures: 20 dagen