Loviisan kaupunki on hankkinut sähköisen kokouspalvelun (CloudMeeting) yhden toimielimen, kaupunginvaltuuston, testikäyttöön. Sovellus on osa Innofactor Oy:n Dynasty-tuoteperhettä ja kokonaisuus toimii siten, että esityslistat laaditaan Dynasty- asianhallintajärjestelmässä ja julkaistaan CloudMeeting-kokoushallinnassa. Tämän kautta osallistujat voivat mm. kommentoida esityslistan asioita ja keskustella sähköisesti muiden osallistujien kanssa. Kokouksessa tehdyt päätökset ja esim. äänestysraportit siirtyvät automaattisesti Dynasty-asianhallintajärjestelmään, jossa myös pöytäkirja muodostuu. Tämä automaatio sujuvoittaa helpottaa merkittävästi toimielinten sihteerien tehtäviä työtaakkaa. CloudMeeting-kokouspalvelu soveltuu sekä kokouspaikalla pidettäviin kokouksiin että etäkokouksiin. Kokousasiakirjat voidaan jakaa osallistujille nopeasti ja tietoturvallisesti, ja luottamushenkilöiden käyttövaltuuksien hallinta tapahtuu keskitetysti yhdessä järjestelmässä. Palvelussa voidaan tarvittaessa jakaa muitakin asiakirjoja, kuin esityslistoja ja pöytäkirjoja, kuten kaupungin hallintosääntö ja muita ohjeita. Tähän saakka luottamushenkilöille ja viranhaltijoille on jaettu esityslistoja ja pöytäkirjoja GambitDocs-järjestelmän kautta, mutta sen tuki ja käyttö päättyy 31.10.2024. Tietohallintopäällikkö ja hallintojohtaja ovat selvittäneet kokonaisuuteen sopivinta korvaavaa järjestelmää, ja CloudMeeting-kokouspalvelu on arvioitu parhaaksi vaihtoehdoksi, sillä se on valmiiksi integroitu Dynasty-järjestelmään, jota kaupunki jo asianhallinnassa käyttää. Tämä valmis integraatio, sekä henkilöstön ja luottamushenkilöiden aikaisempi kokemus palvelun käytöstä, tekevät siitä kustannustehokkaan ratkaisun. Muun järjestelmän käyttöönotto aiheuttaisi ylimääräisiä integraatio- ja koulutuskustannuksia sekä lisäisi työmäärää, mikä ei ole taloudellisesti järkevää. CloudMeeting-järjestelmä pystytään myös ottamaan käyttöön muita mahdollisia ratkaisuja nopeammin ja pienemmin teknisin riskein. Siten CloudMeeting-kokouspalvelu on arvioitavissa sopivimmaksi ja tarkoituksenmukaisimmaksi GambitDocs-järjestelmän korvaavaksi järjestelmäksi. Suunnitelmana on ottaa CloudMeeting käyttöön esityslistojen ja pöytäkirjojen julkaisemiseen 1.11.2024 alkaen, ja sen käyttöä laajennetaan hallitusti kattamaan kokoushallinta kaikissa kaupungin toimielimissä. Tätä varten kaupunki hankkii tarvittavat käyttöoikeudet palvelun laajentamiseksi koskemaan kaikkia toimielimiä. Innofactor Oy on antanut käyttöoikeuksien laajentamisesta sekä tarvittavien tuki- ja ylläpitopalveluiden hankinnasta tarjouksen. Kun kyseessä on toistaiseksi voimassa oleva palveluhankintasopimus, lasketaan hankinnan ennakoitu arvo kertomalla sopimuksen kuukausiarvo luvulla 48. Hankinnan ennakoitu arvo on näin ollen 75.000 euroa (alv 0). Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaisesti suorahankintana ilman hankintailmoituksen julkaisemista. Koska kyseinen järjestelmä on jo kaupungin käytössä ja tarkoituksena on laajentaa käyttö ja tuote on valmiiksi integroitu Dynasty-järjestelmään, ei hankintaa voi teknisestä syystä toteuttaa muu toimija ilman, että hankinnasta aiheutuisi merkittäviä lisäkustannuksia kaupungille integraation rakentamisesta ja useiden kymmenien käyttäjien kouluttamisesta. Suorahankinnasta julkaistaan ilmoitus ennen hankintasopimuksen tekemistä. Mikäli asiasta ei valiteta 14 päivän kuluessa, suorahankinnasta tulee lainvoimainen, eikä hankintasopimuksen sitovuuteen voida enää muutoksenhaulla puuttua.